TYÖNHAKIJOIDEN TIETOSUOJAILMOITUS

Viimeksi päivitetty 29.3.2021
Tämä tietosuojailmoitus koskee Zoner Oy:n, 1985221-1 (”Zoner”, ”me” tai ”meille”) toteuttamaa työnhakijoiden ja potentiaalisten työntekijöiden henkilötietojen käsittelyä rekrytointien, suorahakujen ja avointen hakemusten käsittelyn yhteydessä.
Tässä tietosuojailmoituksessa kuvaamme, miten keräämme, käsittelemme ja jaamme henkilötietojasi rekisterinpitäjänä toimiessamme. Henkilötiedolla tarkoitetaan kaikkia sellaisia tietoja, joita voidaan käyttää sinun tunnistamiseksi.
Meille on tärkeää, että sinulla on turvallinen olo sen suhteen, miten käsittelemme henkilötietojasi. Teemme kaikki tarvittavat toimenpiteet, jotta henkilötietosi ovat suojattu ja, jotta henkilötietojesi käsittely suoritetaan soveltuvan tietosuojalainsäädännön sekä sisäisten käytäntöjemme mukaisesti.

Miten keräämme henkilötietojasi?

Keräämme henkilötietojasi rekrytointiprosessin aikana pääasiassa suoraan sinulta lähettäessäsi työhakemuksen, työhaastattelussa kertomasi perusteella tai ollessasi meihin yhteydessä puhelimitse, sähköpostitse tai muulla tavalla.
  • Rekrytointikumppaniltamme, esimerkiksi suorahakujen yhteydessä, jos osoitat kiinnostuksesi meillä työskentelyyn ja annat luvat rekrytointikumppanillemme jakaa tietojasi kanssamme.
  • Suosittelijoiltasi, jos olet antanut suostumuksesi, pyydämme suosittelijaltasi lisätietoja osaamisestasi ja muista rekrytoinnin kannalta olennaisista seikoista.
  • Liiketoimintaan liittyviltä sosiaalisen median alustatoimittajilta, kuten esimerkiksi Linkedinistä yhteydenottotarkoituksiin suorahakutilanteissa.
  • Taustatutkimuksia tekeviltä yrityksiltä, kuten luottotietoraportteja tekeviltä yrityksiltä, jos olet antanut suostumuksesi ja se on välttämätöntä rekrytoidessamme johtoasemaan tai asemaan, johon liittyy taloudellista vastuuta Zonerilla.

Milloin ja miksi käsittelemme henkilötietojasi?

Voimme käsitellä henkilötietojasi seuraaviin tarkoituksiin:

Työhakemusten hallinnoiminen ja sopivien ehdokkaiden löytäminen

Käsittelemme henkilötietojasi vastaanottaessamme lähettämäsi työhakemuksen sekä hallinnoidessamme sitä, jotta pystymme ottamaan sinut huomioon rekrytointiprosessissa. Tässä yhteydessä arvioimme vastaanottamamme työhakemukset ja valitsemme niiden perusteella mielestämme sopivimmat jatkokäsittelyä varten.
Suorahakutilanteissa voimme vastaanottaa rekrytointikumppaniltamme sinua koskevat tiedot, jos olet osoittanut kiinnostuksesi meillä työskentelyyn sekä antanut luvan tietojesi jakamiseen.
HenkilötietoryhmätLaillinen peruste
  • Tunnistetiedot
  • Yhteystiedot
  • Työkokemus- ja koulutustiedot
  • Suosittelijat
  • Osaamistiedot
  • Kuva- tai videotallenteet
  • Palkkatoive
  • Sosiaalisen median profiili
  • Muut lisätiedot
Oikeutettu etu. Henkilötietojen käsittely on tarpeellista, jotta voimme toteuttaa työhakemusten hallinnoimiseen ja sopivien ehdokkaiden löytämiseen liittyvät oikeutetut etumme.

Työnhakijan soveltuvuuden arvioiminen valintapäätöksen tekemiseksi

Voimme käsitellä henkilötietojasi soveltuvuutesi arvioimiseksi, jotta pystymme tekemään kyseessä olevaa työtehtävää koskevan valintapäätöksen, esimerkiksi mahdollisen työhaastattelun yhteydessä. Voimme luvallasi myös suorittaa henkilö- ja soveltuvuusarviointeja sekä taustatarkastuksia arvioidaksemme soveltuvuuttasi. Tällaisia taustatarkastuksia ovat esimerkiksi suositusten ja luottotietojesi tarkistaminen. Tarkistamme luottotietosi vain, jos se on välttämätöntä rekrytoidessamme johtoasemaan tai asemaan, johon liittyy taloudellista vastuuta.
HenkilötietoryhmätLaillinen peruste
  • Tunnistetiedot
  • Yhteystiedot
  • Haastattelutiedot
  • Suosittelijan antamat tiedot
  • Henkilö- ja soveltuvuusarvionnin lausunto
  • Taloudelliset tiedot
Oikeutettu etu. Henkilötietojen käsittely on tarpeellista, jotta voimme toteuttaa työnhakijan soveltuvuuden arvioimiseen ja valintapäätöksen tekemiseen liittyvät oikeutetut etumme.

Suostumus. Pyydämme suostumuksesi ennen kuin käsittelemme henkilötietojasi henkilö- ja soveltuvuusarvioinnin ja taustatarkastuksen yhteydessä.

Työsopimuksen valmisteleminen

Mikäli sinut palkataan Zonerille, voimme käsitellä henkilötietojasi tulevan työsopimuksen valmistelemiseksi. Tässä yhteydessä voimme täyttää henkilötietosi valmiiksi työsopimukseen työhakemuksessa antamiesi tietojen perusteella.
HenkilötietoryhmätLaillinen peruste
  • Tunnistetiedot
  • Yhteystiedot
  • Työtehtävät
Sopimus. Henkilötietojen käsittely on tarpeellista sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi.

Työhakemuksen säilyttäminen tulevia työmahdollisuuksia varten

Jos meillä lähetät meille avoimen hakemuksen, säilytämme ja hallinnoimme hakemustasi, jotta voimme ottaa sinut huomioon tulevissa rekrytoinneissa. Jos et ole tullut valituksi tiettyyn hakemaasi tehtävään voimme tässä tapauksessa säilyttää lähettämääsi hakemusta tulevia työmahdollisuuksia silmällä pitäen, mikäli olet antanut suostumuksesi tätä varten.
HenkilötietoryhmätLaillinen peruste
  • Tunnistetiedot
  • Yhteystiedot
  • Työkokemus- ja koulutustiedot
  • Suosittelijat
  • Osaamistiedot
  • Kuva- tai videotallenteet
  • Palkkatoive
  • Sosiaalisen median profiili
  • Muut lisätiedot
Oikeutettu etu. Henkilötietojen käsittely on tarpeellista, jotta voimme toteuttaa työhakemuksen säilyttämiseen ja tulevien työtarpeiden täyttämiseen liittyvät oikeutetut etumme.

Suostumus. Jos et ole tullut valituksi tiettyyn hakemaasi tehtävään voimme tässä tapauksessa säilyttää lähettämääsi hakemusta tulevia työmahdollisuuksia silmällä pitäen, mikäli olet antanut suostumuksesi tätä varten.

Vastaanottajat, joille jaamme henkilötietojasi

Tarvittaessa jaamme henkilötietojasi myös muiden tahojen kanssa. Erottelemme henkilötietojesi vastaanottajat palveluntarjoajiin ja muihin vastaanottajiin. Palveluntarjoajat ovat henkilötietojen käsittelijöitä, jotka käsittelevät henkilötietoja Zonerin lukuun tässä tietosuojailmoituksessa määritettyihin tarkoituksiin. Muut vastaanottajat, jotka mahdollisesti vastaanottavat henkilötietojasi ovat rekisterinpitäjiä ja käsittelevät henkilötietoja omiin tarkoituksiinsa.

Palveluntarjoajat

Voimme käyttää palveluntarjoajia toteuttaaksemme tässä tietosuojailmoituksessa määritetyt käsittelyn tarkoitukset. Palveluntarjoajat käsittelevät henkilötietojasi puolestamme ja vastaamme käyttämiemme palveluntarjoajien toiminnasta henkilötietoja käsiteltäessä. Nämä palveluntarjoajat voivat vaihdella, mutta niihin voi kuulua IT-palveluntarjoajat ja henkilö- ja soveltuvuusarviointitoimistot, jotka käsittelevät henkilötietoja antamiemme ohjeiden perusteella.

Muut vastaanottajat

Tarpeen vaatiessa jaamme henkilötietojasi myös muille vastaanottajille, jotka toimivat itse rekisterinpitäjinä käsitellessään henkilötietojasi. Tällaisiin muihin vastaanottajiin kuuluu ulkopuoliset neuvonantajamme, meitä rekrytoinnissa auttavat rekrytointikumppanimme, taustatutkimuksia tekevät yritykset sekä tuomioistuimet.

Kuinka kauan säilytämme henkilötietojasi?

Säilytämme henkilötietoja vain niin kauan, kun se on yllä mainittujen tarkoitusten toteuttamiseksi tarpeellista. Työhakemuksia säilytetään lähtökohtaisesti 2 vuotta, jos olet hakeutunut Zonerilla tiettyyn tehtävään. Jos olet hakenut meille avoimella hakemuksella, säilytämme hakemusta 1 vuoden ajan.
Jos hakemuksesi seurauksena sinut palkataan Zonerille, rekrytointiprosessin aikana kerättyjä henkilötietoja voidaan siirtää suoraan työsopimukseesi. Näin ollen kyseessä olevia henkilötietoja säilytetään työsuhteen hallinnoimisen kannalta tarpeellisen ajan.
Mikäli annat suostumuksesi, voimme käyttää työhakemustasi ja henkilötietojasi tulevia työmahdollisuuksia varten yllä mainitun ajan. Sinulla on oikeus peruuttaa suostumuksesi tai kieltää henkilötietojesi käyttö tätä tarkoitusta varten.

Missä käsittelemme henkilötietoja?

Pyrimme aina säilyttämään ja käsittelemään henkilötietojasi EU:n/Euroopan talousalueen sisällä. Jos siirrämme henkilötietojasi EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle varmistamme henkilötietojesi turvallisuuden asianmukaisten suojatoimien avulla. Tällaisia suojatoimia ovat erityisesti Euroopan komission vakiosopimuslausekkeet ja Euroopan komission riittävyyspäätökset. Jos sinulla on kysyttävää maista, joihin henkilötietojasi siirretään, ja mitä suojakeinoja käytämme henkilötietojesi suojaamiseksi, ota yhteyttä osoitteeseen [email protected].

OIKEUTESI

Sinulla on tietosuojalainsäädännön nojalla tiettyjä oikeuksia henkilötietojesi käsittelyyn liittyen. Käyttääksesi oikeuksiasi, ota yhteyttä meihin osoitteessa [email protected].
Sinulla on oikeus:
Saada pääsy henkilötietoihisi
Sinulla on oikeus saada pääsy sinua koskeviin henkilötietoihin, joita käsittelemme. Annamme sinulle nämä tiedot, ellei meillä ole lainmukaista syytä olla jakamatta tietoja tai jos tietojen jakaminen vaikuttaisi haitallisesti kolmansien osapuolten oikeuksiin ja vapauksiin.
Päivittää henkilötietojasi
Sinulla on oikeus pyytää virheellisten tai puutteellisten henkilötietojen korjaamista tai täydentämistä.
Peruuttaa suostumuksesi
Siinä laajuudessa, kun käsittelemme henkilötietoja suostumuksesi perusteella, sinulla on oikeus, milloin tahansa peruuttaa antamasi suostumus.
Vastustaa henkilötietojen käsittelyä
Sinulla on oikeus vastustaa oikeutetun edun perusteella käsiteltävien henkilötietojen käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella. Tässä tilanteessa lopetamme henkilötietojen käsittelyn, ellemme kykene näyttämään, että oikeutettu etumme syrjäyttää tietosuojaan liittyvät etusi, oikeutesi ja vapautesi tai että henkilötietojesi käyttäminen on välttämätöntä oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
Poistaa henkilötietosi
Tietyissä tilanteissa sinulla on oikeus pyytää henkilötietojesi poistamista. Emme kuitenkaan voi poistaa henkilötietojasi, jos esimerkiksi laki velvoittaa meitä säilyttämään tiedot tai jos tarvitsemme tietojasi oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
Rajoittaa henkilötietojesi käsittelyä
Sinulla on tietyissä tilanteissa oikeus pyytää, että henkilötietojesi käsittelyä rajoitetaan. Jos henkilötietojesi käsittelyä rajoitetaan, voimme henkilötietojen säilyttämisen lisäksi käsitellä niitä ainoastaan suostumuksesi perusteella, oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi taikka kolmansien osapuolten oikeuksien puolustamiseksi.
Siirtää henkilötietosi (tietojen siirtäminen järjestelmästä toiseen)
Sinulla on oikeus pyytää kopio säilyttämistämme henkilötiedoistasi jäsennellyssä, yleisesti käytettävässä ja koneellisesti luettavassa muodossa (tietojen siirtäminen järjestelmästä toiseen). Toisin kuin oikeus päästä käsiksi tietoihin, oikeus tietojen siirtämiseen järjestelmästä toiseen käsittää vain sellaiset henkilötiedot, jotka olet itse antanut meille tai joita käsittelemme tiettyjen laillisten perusteiden, kuten suostumuksesi, nojalla.
Tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Jos katsot, että käsittelemme henkilötietojasi tietosuojalainsäädännön vastaisesti tai et ole tyytyväinen siihen, miten vastaamme oikeuksiesi käyttämiseen liittyvään pyyntöön, voit tehdä asiasta valituksen toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle Suomessa. Toimivaltaisen valvontaviranomaisen yhteystiedot löydät täältä.

Voimme päivittää tätä tietosuojailmoitusta

Voimme ajoittain päivittää tässä tietosuojailmoituksessa annettua informaatiota, jos esimerkiksi käsittelemme henkilötietoja uusia tarkoituksia varten tai jaamme henkilötietoja uusien vastaanottajien kanssa. Tässä tapauksessa ilmoitamme sinulle päivityksestä asianmukaisella tavalla. Tämän tietosuojailmoituksen tai sen sisällön viimeisin versio julkaistaan Zonerin verkkosivuilla.

Ota yhteyttä

Jos sinulla on kysymyksiä henkilötietojesi käsittelystä, otathan meihin yhteyttä. Yhteystietomme löydät alta.
Zoner Oy
Pakkalankuja 6
01510 Vantaa
[email protected]