Etkö pysty vastaamaan sähköpostiisi esimerkiksi loman tai sairastumisen takia? Siitä kannattaa ilmoittaa automaattisella poissaoloviestillä. Tässä ohjeessa kerromme, millainen on hyvä poissaoloviesti, ja miten Outlook automaattinen vastaus eli Outlook poissaoloviesti luodaan.
Outlook automaattinen vastaus – milloin ja miksi sitä kannattaa käyttää?
- Jos olet lähdössä lomalle, olet sairaana tai et jostakin muusta syystä pysty vastaamaan sähköposteihisi, siitä kannattaa kertoa poissaoloviestillä. Näin viestien lähettäjät tietävät, milloin heidän kannattaa odottaa vastaustasi, tai he osaavat pyytää apua muilta henkilöiltä kiireellisissä asioissa.
- Poissaoloviesti kannattaa ottaa käyttöön myös silloin, kun vastaamisessa kestää tavallista pitempään. Jos tiedät olevasi kiireinen tai olet saanut paljon viestejä, luo sähköposti automaattinen vastaus, jossa annat arvion vastausajastasi.
Millainen on hyvä poissaoloviesti?
Hyvä poissaoloviesti sisältää seuraavat tiedot:
- Poissaolon ajankohta: kerro poissaolon alkamis- ja päättymispäivä.
- Poissaolon syy: riittää aivan hyvin, jos kerrot esimerkiksi olevasi lomalla tai sairaana. Tarkempaa tietoa ei ole tarpeen antaa.
- Kehen muuhun voi ottaa yhteyttä: anna niiden kollegoiden yhteystiedot, jotka voivat vastata kysymyksiin puolestasi. Jos olet itse tavoitettavissa kiireellisissä asioissa jotakin muuta kautta, kerro siitä viestissäsi.
- Alku- ja lopputervehdys: kuten muutkin sähköpostit, myös poissaoloviesti kannattaa aloittaa ja lopettaa sopivalla tervehdyksellä.
Automaattinen vastaus sähköpostiin, esimerkki
Yksinkertaisimmillaan hyvä poissaoloviesti voi olla esimerkiksi tällainen:
Hei,
Kiitos viestistäsi. Olen lomalla 20.6.–1.7. ja vastaan sähköpostiisi töihin palattuani.
Jos tarvitset apua kiireellisesti, kollegani Matti Meikäläinen (matti.meikalainen@sahkoposti.fi, Puh. 000 000 0000) voi auttaa kaikissa vastuullani olevissa asioissa.
Kiitos kärsivällisyydestäsi!
Aurinkoista kesää toivottaen,
Etunimi Sukunimi
Viesti kannattaa tietysti kirjoittaa työpaikan kulttuuriin ja omaan tyyliin sopivalla tavalla.
Luo Outlook automaattinen vastaus näin
Vanha Outlook
- Napsauta Tiedosto-kohtaa vasemmassa yläreunassa:
- Napsauta Automaattiset vastaukset -painiketta:
- Avautuneessa ikkunassa voit ottaa käyttöön automaattisen vastauksen. Valitse aluksi Lähetä automaattiset vastaukset ja määritä sitten muut asetukset:
- Lähetä tällä aikavälillä: Valitse halutessasi ajanjakso, jona automaattinen vastaus on käytössä. Jos et valitse ajanjaksoa, poista Outlook automaattinen vastaus itse käytöstä sitten, kun se ei ole enää tarpeellinen.
- Välilehdillä Oman organisaation sisällä ja Oman organisaation ulkopuolelta voit lisätä eri viestin organisaatiosi sisäisille sähköpostiosoitteille ja sen ulkopuolisille.
- Organisaation ulkopuolelta tuleville viesteille voit lisäksi valita, lähetetäänkö automaattinen vastaus vain yhteistiedoistasi löytyville osoitteille (Vain Omat yhteystiedot) vai kaikille (Oman organisaation ulkopuoliset). Jos valitset kaikille, Outlook poissaoloviesti lähtee vastauksena myös esimerkiksi uutiskirjeisiin ja roskaposteihin.
Uusi Outlook
- Valitse yläreunan valikosta Näytä → Näkymän asetukset.
- Napsauta Tilit → Automaatinen vastaustoiminto.
- Napsauta Ota automaattiset vastaukset käyttöön ja määritä sitten automaattisen viestin asetukset:
- Lähetä vastaukset vain tiettynä ajanjaksona: Valitse halutessasi ajanjakso, jona Outlook poissaoloviesti on käytössä. Jos et valitse ajanjaksoa, poista Outlook automaattinen vastaus itse käytöstä sitten, kun se ei ole enää tarpeellinen.
- Voit myös automaattisesti hylätä kalenterimerkinnät ja kokous- ja tapahtumakutsut valitsemasi ajanjakson ajalta.
- Lisää kenttään Lähetä automaattivastaukset organisaation sisällä automaattivastaus, jonka organisaatiossasi työskentelevät henkilöt saavat.
- Lähetä vastaukset organisaation ulkopuolelle -kentässä voit kirjoittaa viestin, joka lähtee automaattisesti muille kuin organisaatiosi henkilöille. Jos rastitat Lähetä vastaukset vain yhteyshenkilöille -ruudun, vastaus lähtee vain yhteystiedoistasi löytyville sähköpostiosoitteille. Jos et rastita tätä ruutua, automaattinen vastaus lähetetään kaikille, joilta saat viestejä, eli myös esimerkiksi uutiskirjeisiin ja roskaposteihin.
Testaa vielä, että Outlook automaattinen vastaus toimii: lähetä viesti omaan sähköpostiisi, ja katso, saatko takaisin automaattisen vastauksen.
