Google Workspace on Googlen pilvipohjainen toimistotyökalupaketti, joka kokoaa yhteen yrityssähköpostin, pilvitallennustilan ja yhteistyösovellukset yhden tilauksen alle. Tässä oppaassa käydään läpi, mikä Google Workspace on, mihin yritys sitä tarvitsee, paljonko palvelu maksaa ja miten se otetaan käyttöön. Google Workspace -paketit saa Zonerilta nopeasti ja suomenkielisellä tuella. Zoner on yrittäjän verkkopalvelujen kumppani, jolla on yli 58 000 tyytyväistä asiakasta. Zonerilta saa Google Workspacen lisäksi muun muassa webhotellit, kotisivut ja sähköpostipalvelut.
Mikä on Google Workspace?
Google Workspace on Googlen yrityksille suunnattu pilvipalvelu, joka sisältää tutut työkalut, kuten Gmailin, Google Driven, Docsin, Sheetsin, Slidesin, Meetin ja Kalenterin. Palvelu tunnettiin aiemmin nimellä G Suite, ja Google uudisti sen nimen Google Workspaceksi vuonna 2020 kuvaamaan yhtenäistä työympäristöä. Kaikki sovellukset toimivat selaimella ja synkronoituvat automaattisesti laitteiden välillä, joten tiedostot ovat aina ajan tasalla tietokoneella, puhelimella ja tabletilla.
Vuoden 2025 alusta Google Workspace sisältää myös Gemini-tekoälyn. Gemini eli Googlen tekoälyavustaja auttaa esimerkiksi sähköpostien kirjoittamisessa, pitkien tekstien tiivistämisessä ja taulukoiden tietojen analysoinnissa suoraan työkalujen sisällä. Samoilla Google Workspace -tunnuksilla pääsee käyttämään myös muita Googlen palveluita, kuten YouTubea, Google Adsia ja Analyticsia.
Mihin yritys tarvitsee Google Workspacea?
Yritys tarvitsee Google Workspacea ammattimaiseen sähköpostiin, tiedostojen hallintaan ja paikkariippumattomaan tiimityöhön. Palvelu sopii kaikenkokoisille organisaatioille, yksinyrittäjästä satojen työntekijöiden yrityksiin, koska lisenssejä voi lisätä joustavasti tarpeen mukaan. Käytännössä Google Workspace korvaa erilliset sähköposti-, kalenteri- ja tiedostonjakopalvelut yhdellä kokonaisuudella.
Yleisimpiä syitä ottaa Google Workspace käyttöön yrityksessä ovat:
- Yrityssähköposti omalla verkkotunnuksella. Saat osoitteen muodossa nimi@yritys.fi ilman mainoksia. Voit luoda jopa 30 sähköpostialiasta käyttäjää kohden. Alias tarkoittaa olemassa olevalle postilaatikolle luotua vaihtoehtoista osoitetta, kuten info@yritys.fi.
- Pilvitallennustila kaikille tiedostoille. Google Drive tarjoaa yhteisen tallennustilan, jossa tiedostot säilyvät turvassa ja ovat käytettävissä mistä tahansa.
- Reaaliaikainen yhteistyö. Useampi henkilö voi muokata samaa dokumenttia samaan aikaan, ja muutokset tallentuvat automaattisesti.
- Videokokoukset. Google Meetillä järjestät etäpalaverit ja asiakastapaamiset suoraan selaimessa.
- Käyttäjähallinta ja tietoturva. Pääkäyttäjä hallinnoi käyttöoikeuksia ja voi ottaa käyttöön kaksivaiheisen tunnistautumisen.
Mitä Google Workspace sisältää?
Google Workspace sisältää kaikki yrityksen perustyökalut viestintään, dokumentointiin ja yhteistyöhön. Sovellukset toimivat saumattomasti yhdessä, ja kaikki tiedostot löytyvät keskitetysti Drive-työtilasta. Palvelun ytimen muodostavat seuraavat työkalut:
- Gmail: yrityssähköposti omalla verkkotunnuksella.
- Google Drive: pilvitallennustila tiedostoille.
- Docs, Sheets ja Slides: tekstinkäsittely, taulukkolaskenta ja esitykset.
- Forms: kyselyiden ja lomakkeiden luonti.
- Meet ja Chat: videopuhelut ja pikaviestit.
- Kalenteri: ajanvaraukset, muistutukset ja kokouskutsut, jotka synkronoituvat kaikkien laitteiden välillä.
- Gemini: Googlen tekoälyavustaja, joka nopeuttaa kirjoittamista ja tiedon käsittelyä.
Tietoturvan osalta Google Workspace tarjoaa yritystason ominaisuudet. Voit ottaa käyttöön kaksivaiheisen tunnistautumisen tai kertakirjautumisen (SSO), ja laitehallinnan avulla yrityksen tiedot pysyvät turvassa, jos laite katoaa tai työntekijä vaihtuu.
Paljonko Google Workspace maksaa?
Google Workspace maksaa Zonerilla alkaen 6,90 € käyttäjältä kuukaudessa (alv 0 %). Zoner on Googlen valtuutettu jälleenmyyjä (Google Workspace Authorized Reseller), mikä tarkoittaa, että palvelu on täsmälleen sama kuin suoraan Googlelta ostettuna: sama tuote, samat päivitykset ja sama tietoturva. Jälleenmyyjän kautta tilattuna mukaan tulee kuitenkin suomenkielinen asiakastuki ja mahdollisuus hoitaa verkkotunnus, webhotelli ja sähköposti saman kumppanin kautta.
Yrityksille on tarjolla kaksi pakettia, Business Starter ja Business Standard, jotka laskutetaan vuosittain. Hinta on käyttäjäkohtainen, joten kokonaiskustannus määräytyy lisenssien määrän mukaan. Merkittävimmät erot pakettien välillä liittyvät tallennustilaan, videopuhelujen ominaisuuksiin ja tietoturvaan.
| Ominaisuus | Business Starter | Business Standard |
|---|---|---|
| Hinta (alv 0 %) | 6,90 € / kk / käyttäjä | 12,90 € / kk / käyttäjä |
| Tallennustila | 30 Gt / käyttäjä | jopa 2 Tt / käyttäjä |
| Gmail omalla verkkotunnuksella | Kyllä | Kyllä |
| Videopuhelun osallistujat | 100 | 150 |
| Kokousten tallennus | Ei | Kyllä |
| Gemini-tekoäly | Gmailissa ja Gemini-sovelluksessa | Kaikissa sovelluksissa |
Business Starter sopii pienelle yritykselle tai yksinyrittäjälle, joka tarvitsee ammattimaisen sähköpostin ja perustallennustilan. Business Standard kannattaa valita, kun tallennustilan tarve kasvaa, videokokouksiin halutaan tallennus ja Gemini-tekoälyä halutaan käyttää kaikissa sovelluksissa.
Vertailun vuoksi Googlen omat listahinnat ovat Business Starter 5,75 € ja Business Standard 11,50 € käyttäjältä kuukaudessa (alv 0 %). Zonerin kautta tilattuna samat paketit sisältävät suomenkielisen tuen, ja verkkotunnuksen voi rekisteröidä samalla tilauksella. Hinnat ja tarjoukset voivat muuttua, joten ajantasaiset luvut kannattaa tarkistaa tilausvaiheessa.
Miten Google Workspace otetaan käyttöön yrityksessä?
Google Workspace otetaan käyttöön tilaamalla palvelu, vahvistamalla verkkotunnuksen omistus ja ohjaamalla sähköpostit Googlen palvelimille. Käyttöönotto onnistuu Zonerilla muutamassa vaiheessa, eikä se yleensä aiheuta katkoa sähköpostin toimintaan, kun määritykset tehdään oikeassa järjestyksessä.
- Tilaa palvelu. Syötä tilauslomakkeelle sähköpostiosoitteet, joille haluat luoda Workspace-lisenssit. Voit myös ottaa suoraan yhteyttä Zonerin asiakaspalveluun.
- Saat kirjautumistunnukset. Pääkäyttäjätunnukset tulevat tilausvahvistuksessa. Niillä kirjaudut Google Admin -hallintapaneeliin osoitteessa admin.google.com.
- Luo käyttäjätilit ja aseta lisenssit. Lisää Admin-paneelissa käyttäjät ja aseta kullekin Google Workspace -lisenssi. Lisenssi avaa pääsyn Gmailiin, Driveen, Meetiin ja muihin palveluihin.
- Vahvista verkkotunnus. Lisää nimipalvelimille TXT-tietue (muotoa google-site-verification=XXXXXX), jolla todistat Googlelle verkkotunnuksen hallinnan.
- Ohjaa sähköpostit Googlelle. Aseta verkkotunnuksen MX-tietueet osoittamaan Googlen palvelimille, jolloin saapuvat viestit kulkevat Gmailiin.
- Siirrä vanhat sähköpostit. Kopioi aiemmat viestit Googlen datansiirtotyökalulla, jotta vanhat sähköpostit säilyvät uudessa palvelussa.
Sähköpostien siirto Google Workspaceen
Vanhat sähköpostit kopioidaan Google Workspaceen Googlen hallintakonsolin datansiirtotyökalulla. Työkalu yhdistää vanhaan postilaatikkoon IMAP-yhteydellä ja kopioi viestit uuteen Workspace-laatikkoon. IMAP on sähköpostiprotokolla, jonka avulla viestit pysyvät palvelimella ja näkyvät kaikilla laitteilla. Käyttöönotossa ja siirrossa auttavat Zonerin Google Workspacen käyttöönoton pikaohje sekä ohje sähköpostien kopioimiseen.
Google Workspace sopii yritykselle, joka haluaa ammattimaisen sähköpostin omalla verkkotunnuksella ja sujuvan tiimityön ilman raskaita asennuksia. Käyttöönotto vie muutaman tunnin, kun verkkotunnus ja sähköpostimääritykset tehdään oikeassa järjestyksessä. Zonerin suomenkielinen tuki auttaa tarvittaessa kaikissa käyttöönottovaiheissa.
Usein kysytyt kysymykset
Paljonko Google Workspace maksaa?
Google Workspace maksaa Zonerilla alkaen 6,90 € käyttäjältä kuukaudessa (alv 0 %). Business Standard maksaa 12,90 € käyttäjältä kuukaudessa (alv 0 %). Molemmat paketit laskutetaan vuosittain, ja hinta määräytyy käyttäjien eli lisenssien määrän mukaan.
Mihin yritys tarvitsee Google Workspacea?
Yritys tarvitsee Google Workspacea ammattimaiseen sähköpostiin omalla verkkotunnuksella, tiedostojen pilvitallennukseen ja paikkariippumattomaan tiimityöhön. Palvelu korvaa erilliset sähköposti-, kalenteri- ja tiedostonjakotyökalut yhdellä kokonaisuudella, joka skaalautuu yksinyrittäjästä suureen organisaatioon.
Miten Google Workspace otetaan käyttöön?
Google Workspace otetaan käyttöön tilaamalla palvelu ja syöttämällä halutut sähköpostiosoitteet. Tämän jälkeen verkkotunnus vahvistetaan TXT-tietueella ja sähköpostit ohjataan Googlelle MX-tietueilla. Vanhat viestit voi siirtää Googlen datansiirtotyökalulla.
Mitä eroa on G Suitella ja Google Workspacella?
G Suite ja Google Workspace ovat sama palvelu. Google uudisti palvelun nimen G Suitesta Google Workspaceksi vuonna 2020 kuvaamaan paremmin yhtenäistä työympäristöä. Käytössä olevat sovellukset ja toiminnot ovat kehittyneet vuosien varrella laajemmiksi.
Sisältyykö Gemini-tekoäly Google Workspaceen?
Kyllä. Vuoden 2025 alusta Gemini-tekoäly sisältyy kaikkiin Google Workspace -paketteihin. Business Starter sisältää Geminin Gmailissa ja Gemini-sovelluksessa, ja Business Standard tuo tekoälyn käyttöön kaikissa sovelluksissa.
Voiko käyttäjiä lisätä jälkikäteen?
Kyllä. Uusia käyttäjiä voi lisätä tilaamalla lisää lisenssejä Zonerin sivujen kautta. Tilausvaiheessa syötetään ne sähköpostiosoitteet, joille uudet lisenssit aktivoidaan.
Toimiiko Google Workspace omalla verkkotunnuksella?
Kyllä. Google Workspace mahdollistaa sähköpostin käytön omalla verkkotunnuksella, esimerkiksi muodossa nimi@yritys.fi. Verkkotunnuksen voi rekisteröidä Zonerilta samalla, kun tilaa Google Workspace -palvelun.
