Google Workspace vs. Microsoft 365 – kumpi on parempi?

Pohdittaessa yrityksen sähköisiä työkaluja, kuten sähköpostia ja pilvipalveluratkaisuja, tulee yleensä vastaa kaksi isoa palveluntarjoajaa Google ja Microsoft, mutta kumpi niistä kannattaisi valita?

Tässä kirjoituksessa käsitellään Google Workspace ja Microsoft 365 -palveluita sekä vertaillaan niitä keskenään. Kirjoituksen on tarkoitus auttaa hahmottamaan, kumpi palveluista olisi juuri omalle organisaatiollesi sopivampi ratkaisu.

Tilaa palvelu

Mitä ovat Google Workspace ja Microsoft 365?

Google Workspace (entinen G Suite) ja Microsoft 365 (entinen Office 365) ovat periaatteessa hyvin samankaltaisia palveluita. Molemmat tarjoavat yrityksille omaa toimistotyökalupakettia, joka toimii pilvipalveluna ja mahdollistaa tiimityön paikkariippumattomasti.

Molempien avulla voit esimerkiksi:

• käyttää sähköpostia omalla verkkotunnuksella (esimerkiksi oma-nimi@yritys.fi)
• hallinnoida kalenteria ja lähettää kalenterikutsuja
• luoda erilaisia teksti-, taulukko- ja esitysdokumentteja
• järjestää etäkokouksia
• tallentaa tiedostoja pilvitallennustilaan sekä
• työskennellä oman tiimin kanssa paikkariippumattomasti.

Monipuoliset työkalut yrityksen käyttöön

Käytännössä molemmista löytyy myös hyvin paljon toisiaan vastaavia ohjelmia erilaisiin tarpeisiin. Vasemmalla on Googlen ja oikealla on Microsoftin vastaava ohjelma:

• Docs = Word (teksti)
• Sheets = Excel (taulukko)
• Slides = Powerpoint (esitykset)
• Gmail = Outlook (sähköposti)
• Google Keep = One Note Online (muistiot)
• Sites = Sharepoint (intra)
• Meet = Teams (videopuhelut / chat )
• Currents = Yammer (sisäinen verkostoituminen)
• Jamboard = Whiteboard (valkotaulutyökalut)

Miten Google Workspace ja Microsoft 365 eroavat toisistaan?

Palvelut ovat monessa mielessä keskenään hyvin samankaltaiset, mutta toki erojakin löytyy. Vertailimme palveluiden tarjoamien sovellusten, tallennustilan, sähköpostien, hintojen ja käytettävyyden eroja.

Paljonko Google Workspace ja Microsoft 365 -lisenssit maksavat?

Google Worksapce Business Starter maksaa 5,20 € / kk (alv. 0%) ja Business Standard maksaa 10,40€ / kk (alv.0%), laskutetaan vuosittain. Merkittävimmät erot pakettien välillä liittyvät tallennustilaan, videopuhelun ominaisuuksiin ja turvallisuuteen.

Esimerkiksi videopuhelujen osallistujamäärä nousee Starterin 100 Standardin 150 henkilöön ja videopuheluihin tulee lisää ominaisuuksia, kuten pienryhmähuoneet, kyselyt ja Q & A -mahdollisuus. Standard-lisenssi tuo mukanaan myös laajemmat turvallisuusominaisuudet, kuten luotettujen domainien määrittämisen ja tietojen sijainnin valinnan.

Microsoft 365 Business Basic maksaa 5,90 €/ kk (alv. 0%), Business Standard maksaa 10,90 € / kk (alv. 0%), Business Premium maksaa 18,90 € / kk (alv. 0%) ja Business Apps maksaa 8,90 € / kk (alv. 0%), laskutetaan vuosittain. Merkittävimmät erot pakettien välillä liittyvät tallennustilaan, sovelluksiin ja turvallisuuteen.

Esimerkiksi verkkoseminaarityökalu on saatavilla vain Standard ja Premiun -lisenseillä. Sovelluksista on saatavilla paketista riippuen joko verkkoversiot, työpöytäversiot tai jopa molemmat. Eniten turvallisuusomainsuuksia tarjoaa Premium-lisenssi, josta löytyy esimerkiksi kehittynyt uhilta suojautuminen ja laitteiden hallinta.

Sovellusten erot

Google Workspace -sovelluksia käytetään aina selaimella paketista riippumatta. Sovelluksia ja tiedostoja voi käyttää myös ilman verkkoyhteyttä hyödyntämällä Chrome-selainta ja tiedostojen synkronointia.

Microsoft 365 -sovelluksista on puolestaan saatavilla paketista riippuen joko verkko- tai työpöytäversiot tai jopa molemmat. Työpöytäversiot ovat tietenkin saatavilla aina verkkoyhteydestä riippumatta, kun taas verkkosovellusten käyttäminen vaatii aina toimivan verkkoyhteyden.

Molempia palveluita voi siis käyttää myös ilman verkkoyhteyttä, mutta ainoastaan Microsoft tarjoaa sovelluksistaan varsinaiset työpöytäversiot.

Tallennustila

Yksi merkittävimmistä eroista palveluiden ja eri palvelupakettien välillä liittyy tallennustilaan.

Google Workspace sisältää tallennustilaa seuraavasti (tallennustila jaetaan sähköpostin, dokumenttien ja kuvien kesken):

• Business Starter -paketti: 30 Gt tallennustilaa
• Business Standard -paketti: kaikkien käyttäjien kesken jaettua tallennustilaa 2 Tt (jos käyttäjiä 5 tai enemmän) ja 1 Tt (jos 4 tai vähemmän)

Microsoft 365 sisältää puolestaan tallennustilaa seuraavasti:

• Business Basic-, Business Standard -ja Business Premium -paketit: 50 Gt tallennustilaa sähköpostille ja 1 Tt pilvitallennustilaa
• Business Apps -paketti: 1 Tt pilvitallennustilaa (pakettiin ei kuulu sähköpostilaatikko)

Pienin Google Workspace -paketeista sisältää siis selvästi vähemmän tallennustilaa kuin Googlen isompi paketti tai Microsoftin tarjoamat paketit. Selkeä ero on myös se, että Googlella tallennustila jaetaan aina kaikkien palveluiden kesken, kun taas Microsoftilla on erikseen sähköpostille osoitettu tallennustila.

Sähköpostit

Molemmat palvelut mahdollistavat sähköpostin käyttämisen omalla verkkotunnuksella, eli voit luoda esimerkiksi sähköpostiosoitteen oma-nimi@yritys.fi. Lisäksi molemmat palvelut tarjoavat käyttöön sähköpostiohjelma, joka toimii niin tietokoneella kuin puhelimellakin.

Google Workspace tarjoaa suositun Gmail-sovelluksen, jota käytetään paljon myös ilmaisena versiona. Maksullisesta Gmailista katoaa esimerkiksi ilmaisversiossa näkyvät mainokset kokonaan.

Microsoft tarjoaa puolestaan erityisesti yritysmaailmassa laajasti käytetyn Outlookin. Outlookista on olemassa myös ilmaisversio, jota voi käyttää selaimella. Tosin tällöin sähköposti ei ole omalla verkkotunnuksella, ja sähköpostilaatikossa näkyy ilmaisen Gmailin tapaan mainoksia. Katso aiemmasta blogistamme, miten sähköpostiohjelmat eroavat toisistaan.

Sähköpostialiakset

Molemmat palvelut mahdollistavat sähköpostialiaksien käytön ilman lisämaksua tiettyyn rajaan asti. Google Workspace mahdollistaa 30 aliaksen luomisen per käyttäjä ja Microsoft 400 aliaksen luomisen per käyttäjä.

Sähköpostialias tarkoittaa sitä, että olemassa oleville sähköpostilaatikoille voidaan luoda vaihtoehtoisia osoitteita. Tyypillinen sähköpostialias on esimerkiksi info@yritys.fi, kyseiseen osoitteeseen saapuneet viestit voidaan ohjata johonkin olemassa olevaan sähköpostilaatikkoon.

Jaetut sähköpostilaatikot

Molemmat palvelut mahdollistavat myös niin kutsuttujen jaettujen sähköpostilaatikoiden (engl. shared mailbox) luomisen. Jaettuja sähköpostilaatikoita voi käyttää useampi ihminen yhtä aikaa. Microsoft 365 -palvelussa kyseinen toiminto tunnetaan shared mailbox nimellä. Jaettu sähköpostilaatikko toimii ilman erillistä lisenssiä aina 50 Gt:hen asti. Laatikkoa käyttävillä henkilöillä tulee kuitenkin olla aktiiviset lisenssit, joihin sisältyy sähköposti.

Google Workspace -palvelussa nämä tunnetaan collaborative inbox nimellä ja tällöin käytössä on Google Groups -toiminto, ei siis tavallinen Gmail-laatikko. Tämän huonoksi puoleksi täytyy lukea se, että kyseisessä palvelussa ei ole synkronointia vastatuille viesteille, Kyseisen laatikon käyttäjät eivät näe, onko joku heistä jo vastannut tulleeseen viestiin, jos muita ei ole laitettu kopion saajaksi.

Salatut sähköpostit

Microsoft 365 Business Premium -paketti mahdollistaa salattujen sähköpostien lähettämisen. Salatut viestit voivat olla tarpeellisia esimerkiksi arkaluontoisia tietoja lähetettäessä. Salaus ja suojaustoiminto perustuu Azure Information Protectioniin. Lue tarkemmin aiheesta Microsoftin sivuilta.

Google Workspace tukee salattujen sähköpostien lähettämistä ainoastaan Enterprise Plus -tasolla, eikä toiminnon käyttöönotto ole kovin käyttäjäystävällinen.

Tiimityöskentely paikkariippumattomasti

Sekä Google Workspace että Microsoft 365 tarjoavat todella monipuoliset yhteistyömahdollisuudet. Molemmat palvelut mahdollistavat esimerkiksi dokumenttien työstämisen yhdessä paikasta riippumatta, kun dokumentit on tallennettu pilveen.

Googlen palvelussa kaikki muutokset näkyvät yleensä välittömästi, samoin tapahtuu Microsoftin verkkosovelluksilla. Microsoftin työpöytäversioilla voi olla pientä viivettä muutosten päivittymisessä, kyse on ainakin oman kokemukseni mukaan ihan muutamista sekunneista tai minuuteista. Jos dokumentteja haluaa kuitenkin työstää täysin saumattomasti ja yhtä aikaa, on viisainta käyttää sovellusten verkkoversioita.

Videopuhelut

Paikkariippumattoman yhteistyön kannalta videopuhelut ovat usein todella tärkeitä ja molemmista palveluista sellainen löytyy. Videopuheluiden maksimi osallistujamäärissä on kuitenkin merkittäviä eroja palveluiden välillä.

Microsoft 365 -palvelu mahdollistaa jopa 300 hengen videopuhelun, kun taas Google Workspace mahdollistaa paketista riippuen joko 100 tai 150 hengen kokoukset. Toisaalta suurimmalle osalle jo 100 hengen raja on täysin riittävä, mutta erityisen isoissa organisaatioissa voi toisinaan olla tarve suuremmille videopuheluille.

Kumpi on helppokäyttöisempi?

Tähän kysymykseen ei valitettavasti ole yksiselitteistä vastausta. Helppokäyttöisyys on usein melko suhteellista ja riippuu käyttäjän aiemmista kokemuksista. Jos on pitkään jo käyttänyt Microsoftin ohjelmia, kuten Wordiä tai Exceliä, on niiden käyttäminen todennäköisesti helpompaa.

Toisaalta jos käyttäjällä ei ole aiempaa kokemusta kummastakaan, voi Google Workspace olla parempi ratkaisu. Googlen palvelu on ominaisuuksiltaan hieman riisutumpi, vaikka kaikki tarpeelliset perusominaisuudet kyllä löytyvät. Tämän takia se voi olla helpompi ottaa haltuun kokonaan uudelle käyttäjälle.

Miksi tilata Zonerilta?

Zonerilta saa nopeasti ja helposti sekä Google Workspace että Microsoft 365 -palvelut. Voit myös tarvittaessa hoitaa verkkotunnuksen rekisteröinnin kauttamme samalla. Olemme luotettava kumppani, jolla on jo yli 20 000 tyytyväistä asiakasta.