Miten valita hyvä sähköpostiosoite?

Sähköpostiosoite on tänä päivänä lähes välttämätön jokaiselle, sitä voidaan tarvita esimerkiksi asiakkuussuhteiden solmimiseen ja yhteydenpitoon.

Tässä kirjoituksessa käsitellään sähköpostiosoitteita, annetaan vinkkejä hyvän sähköpostiosoitteen valitsemiseen ja neuvotaan, kuinka hankit uskottavan yrityssähköpostin.

Sähköpostiosoitteen tekniset rajoitukset

Sähköpostiosoitteille on olemassa muutamia teknisiä rajoitteita, jotka kannattaa aina huomioida, kun ollaan luomassa uutta sähköpostia. Näin vältytään ikäviltä yllätyksiltä ja varmistetaan viestien läpimeno.

Sähköpostiosoitteissa ei yleensä voi olla mitään erikoismerkkejä. Suositeltavinta olisikin, että sähköpostiosoite kirjoitetaan pienillä kirjaimilla ilman ääkkösiä tai muita kansallisia erikoismerkkejä. Osa sähköpostipalveluista ei anna edes rekisteröidä tällaista osoitetta.

Osoite voi kyllä yleensä sisältää pisteitä, viivoja tai numeroita. Tosin pistettä tai viivaa ei voi yleensä sijoittaa avain sähköpostiosoitteen alkuun tai loppuun, tyypillinen paikka pistelle tai viivalle on esimerkiksi  tai viivan etu- ja sukunimen välissä.

Ääkköset sähköpostiosoitteessa

Kaikki sähköpostiohjelmat eivät vieläkään sisällä IDN-tukea, mikä tarkoittaa, etteivät ne osaa tulkita lainkaan kansallisia erikoismerkkejä sisältäviä verkkotunnuksia. Käytännössä se vaikeuttaa sähköpostin lähettämistä, sillä jos sähköposti haluttaisiin lähettää esimerkiksi osoitteeseen [email protected] öööäää.fi, pitäisi sähköposti ääkköset kirjoittaa itse muotoon [email protected]

Tällaisten osoitteiden muistaminen ja käyttäminen ei olisi kovinkaan käytännöllistä. Pahimmillaan ääkköset sähköpostissa saattaisivat johtaa siihen, etteivät asiakkaat ota lainkaan yhteyttä, kun sähköpostiosoite ei toimi heidän käyttämällä ohjelmistollaan. Ääkköset sähköpostiosoitteessa ei olekaan lainkaan hyvä valinta, vaan sähköpostiosoite kannattaa olla ilman niitä.

Ääkköset verkkotunnuksessa voivat aiheutta myös monia muita ongelmia, jonka takia emme ikinä suosittele rekisteröimään ensisijaiseksi verkkotunnusta, jossa on ääkkösiä.

Millainen on hyvä sähkö­postiosoite yksityishenkilölle?

Hyvä sähköpostiosoite on helposti muistettava ja kertoo yleensä suoraan, kuka on viestin vastaanottaja tai lähettäjä. Kannattaa myös ensisijaisesti suosia lyhyitä sähköpostiosoitteita, koska ne jäävät mieleen paremmin.

Sähköpostiosoite on usein yksi ensimmäisistä asioista, mitä vastaanottaja saa sinusta selville. Siihen kannattaakin panostaa olitpa sitten hakemassa uutta työpaikkaa tai solmimassa asiakassuhteita.

Hyvä sähköpostiosoite on esimerkiksi yleinen etunimi-sukunimiyhdistelmä. Jos oma nimi on kovin yleinen, on jopa hyvin todennäköistä, ettei etunimi-sukunimiyhdistelmä ole enää vapaana. Tällöin hyvän sähköpostiosoitteen keksiminen voi tuntua haastavalta.

Suomalaisten kohdalla tilanne on vielä kohtuullinen verrattuna esimerkiksi englanninkielisiin maihin, joissa tilanne on vielä huomattavasti haastavampi.

Hyvä sähköpostiosoite kertoo, kuka on viestin lähettäjä.

Oman nimen mukainen sähköpostiosoite on jo varattu

Etunimi-sukunimiyhdistelmien ollessa varattuna voidaan kokeilla esimerkiksi toisen nimen ensimmäisen kirjaimen käyttämistä osana sähköpostiosoitetta. Esimerkiksi [email protected], voisi olla vielä vapaana.

Hyvä vaihtoehto on myös oman verkkotunnuksen hankkiminen, sillä silloin sähköpostiosoitteesta saa juuri sellaisen kuin haluaa. Oman verkkotunnuksen mukaisia sähköpostiosoitteita voi luoda helposti vaikkapa koko perheelle.

Sähköposti omalla verkkotunnuksella yksityishenkilölle

Jos oma nimi on todella yleinen, eikä vapaata sähköpostia meinaa löytyä kannattaa viimeistään silloin harkita oman verkkotunnuksen rekisteröimistä ja siihen liittyvän sähköpostin käyttöönottoa. Tällöin saa juuri sellaisen sähköpostiosoitteen kuin itse haluaa.

Sähköpostiosoite omalla verkkotunnuksella voi auttaa myös erottumaan esimerkiksi työnhaussa tai vaikka asuntoa etsiessä. Todennäköisesti se jää huomattavasti helpommin ihmisten mieleen kuin pitkä ja ylimääräisiä välimerkkejä tai numeroita sisältävä osoite.

Sähköpostiosoitteen hankkiminen omalla verkkotunnuksella edellyttää oman verkkotunnuksen ja jonkinlaisen sähköpostipalvelun. Kyseessä ei siis ole täysin ilmainen ratkaisu, vaikka esimerkiksi verkkotunnuksenkin voi hankkia edullisimmillaan muutamalla kympillä vuodeksi.

Hyvä yrityssähköposti

Hyvä yritys sähköposti on uskottava ja antaa luotettavan kuvan yrityksestä. Lisäksi yrityssähköpostissa on hyvä huomioida mahdollisuuksien mukaan erilaiset kirjoitusvirheet tai vaihtoehtoiset osoitteet, jotta kaikki viestit tulevat varmasti perille.

Sähköpostiosoite on mahdollista hankkia myös omalla verkkotunnuksella.

Yrityksen sähköposti omalla verkkotunnuksella

Sähköpostiosoite omalla verkkotunnuksella on yrityksille käytännössä välttämättömyys, sillä ilmaisesta sähköpostista kertova pääte ei ole millään tavalla uskottava. Suurin osa yritysten sähköpostiosoitteista onkin muotoa [email protected] tai [email protected]

Omalla verkkotunnuksella olevaan sähköpostiin kannattaakin panostaa jo heti yrityksen perustamisvaiheessa, sillä se maksaa itsensä nopeasti takaisin. Lisäksi omalla verkkotunnuksella oleva sähköpostiosoite mahdollistaa yleensä juuri sellaisen sähköpostiosoitteen kuin itse haluaa.

Yrityssähköposti ja vaihtoehtoiset osoitteet

Yrityssähköposteissa kannattaa huomioida myös mahdolliset vaihtoehtoiset osoitteet, eli jos osoite on pelkkä [email protected], kannattaisi myös kaikki osoitteeseen [email protected] lähetetyt sähköpostit ohjata ensiksi mainittuun osoitteeseen. Jos kyseessä on erikoisempi etu- tai sukunimi, kannattaa ohjaukset tehdä myös mahdollisista väärin kirjoitetuista osoitteista.

Jos tällaista ohjausta ei ole tehty, on täysin mahdollista, että osa yhteydenotoista menee sivusuun. Suurin osa sähköpostiohjelmistoista ilmoittaa kyllä lähettäjälle, ettei kyseinen sähköpostiosoite ole oikeassa, mutta kuinka moni jaksaa pontiaalinen asiakas jaksaa käyttää aikaa siihen, että löytää oikean osoitteen, jos ne ilmeisimmät vaihtoehdot eivät ole käytössä.

Miten hankit sähköpostin yritykselle? 

Saat sähköpostiosoitteen omalla verkkotunnuksella käyttöön helposti ja nopeasti meidän kauttamme. Zoner Sähköpostissa maksat aina vain toteutuneiden kulujen mukaan ja tilattuasi palvelun voit vapaasti luoda tarvitsemasi määrän sähköpostilaatikoita.

Tarvitsetko apua? Ota yhteyttä myyntiimme sähköpostitse: [email protected]

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin
Share on whatsapp
Share on pinterest