Mikä on paras yrityssähköposti? Vastaus riippuu yrityksen koosta ja käyttötarpeesta. Yksinyrittäjälle ja pienelle yritykselle riittää edullinen postilaatikko omalla verkkotunnuksella, kuten Zoner Sähköposti, joka alkaa 1,50 eurosta kuukaudessa. Kasvavalle tiimille sopii Google Workspace tai Microsoft 365, jotka tuovat sähköpostin rinnalle toimisto-ohjelmat ja tiimityökalut. Kaikki kolme ratkaisua saa suomalaiselta Zonerilta, joka on perustettu vuonna 2001 ja palvelee yli 58 000 asiakasta.
Tässä artikkelissa keskitytään yrityssähköpostin vertailuun ja valintaan. Jos haluat ohjeet siihen, miten yrityssähköposti luodaan ja otetaan käyttöön, lue erillinen artikkeli yrityssähköpostin luonnista ja käyttöönotosta.
Mikä on paras yrityssähköposti?
Sopivimman yrityssähköpostin tunnistaa muutamasta keskeisestä tekijästä: palvelu toimii omalla verkkotunnuksella, tarjoaa riittävän tallennustilan, suodattaa roskapostin tehokkaasti, tukee tietoturvaprotokollia ja skaalautuu yrityksen kasvaessa. Yritykselle paras valinta määräytyy käyttötarpeen mukaan. Kevyeen viestintään riittää selkeä postilaatikkopalvelu, kun taas tiimityötä tekevä organisaatio hyötyy kokonaisuudesta, johon sisältyvät myös kalenteri, pilvitallennustila ja toimisto-ohjelmat.
- Oma verkkotunnus: osoite muodossa nimi@yritys.fi vahvistaa luottamusta ja brändiä.
- Tallennustila: riittävä tila viesteille ja liitteille, tyypillisesti 30 Gt tai enemmän.
- Tietoturva: roskapostisuodatus sekä SPF-, DKIM- ja DMARC-tuki.
- Yhteensopivuus: toimii tietokoneella, mobiililaitteella ja verkkoselaimessa.
- Skaalautuvuus: palvelua voi kasvattaa, kun käyttäjämäärä tai tarpeet lisääntyvät.
Yrityssähköpostin vaihtoehdot: Zoner Sähköposti, Google Workspace ja Microsoft 365
Suomalaiselle yritykselle on tarjolla kolme yleistä yrityssähköpostiratkaisua, jotka kaikki toimivat omalla verkkotunnuksella. Zoner Sähköposti on kevyt ja edullinen kotimainen perusratkaisu, Google Workspace yhdistää Gmailin ja Googlen työkalut, ja Microsoft 365 tuo mukanaan tutut Office-ohjelmat. Alla oleva taulukko esittelee ratkaisujen keskeisiä eroja.
| Ominaisuus | Zoner Sähköposti | Google Workspace | Microsoft 365 |
|---|---|---|---|
| Sähköposti omalla domainilla | Kyllä | Kyllä | Kyllä |
| Lähtöhinta (alv 0 %) | 1,50 €/kk (1 Gt:n postilaatikko) | 5,20 €/kk (Business Starter) | 5,90 €/kk (Business Basic) |
| Sähköpostiohjelma | Roundcube-webmail, IMAP, SMTP ja POP3 | Gmail | Outlook |
| Tallennustila | 1–20 Gt postilaatikon koon mukaan | 30 Gt (Business Starter) | 50 Gt sähköpostille ja 1 Tt OneDrivessa |
| Toimisto-ohjelmat | Ei sisälly | Docs, Sheets, Slides | Word, Excel, PowerPoint |
| Palvelimet | Suomessa | Googlen pilvi | Microsoftin pilvi |
| Sopii erityisesti | Kevyeen kotimaiseen sähköpostiin | Tiimeille ja Google-työkaluille | Office-käyttäjille ja yrityksille |
Kaikki kolme ratkaisua saa Zonerin sähköpostipalveluista. Webhotelliasiakkaille sähköpostilaatikot sisältyvät usein jo webhotellipakettiin, jolloin erillistä sähköpostitilausta ei välttämättä tarvita.
Google Workspace vai Microsoft 365?
Google Workspace ja Microsoft 365 ovat ominaisuuksiltaan samankaltaisia pilvipalveluita, mutta erot näkyvät toimisto-ohjelmissa, tallennustilassa ja käyttötavassa. Google Workspace nojaa selainpohjaisiin Docs-, Sheets- ja Slides-sovelluksiin sekä Gmailiin, ja se on usein helppo omaksua uudelle käyttäjälle. Microsoft 365 tarjoaa tutut Word-, Excel- ja PowerPoint-sovellukset sekä verkko- että työpöytäversioina, mikä sopii organisaatioille, jotka käyttävät jo Officea.
Tallennustilassa palvelut eroavat selvästi. Microsoft 365 Business Basic -pakettiin sisältyy 50 Gt sähköpostille ja 1 Tt pilvitallennustilaa OneDrivessa. Google Workspace Business Starter sisältää 30 Gt jaettua tallennustilaa kaikkien palveluiden kesken, kun taas Business Standard nostaa jaetun tallennustilan 2 Tt:een. Sähköpostialiaksien osalta Microsoft sallii 400 aliasta käyttäjää kohti ja Google Workspace 30 aliasta käyttäjää kohti.
Mikä yrityssähköposti sopii erikokoisille yrityksille?
Sopivin yrityssähköposti riippuu ennen kaikkea siitä, kuinka monta käyttäjää palvelulla on ja tarvitaanko pelkkää sähköpostia vai myös yhteisiä työkaluja. Alla on karkea jako yrityksen koon mukaan.
- Yksinyrittäjä ja alle 5 hengen yritys: Zoner Sähköposti on nopein ja edullisin tapa saada ammattimainen osoite omalla verkkotunnuksella. Palvelu alkaa 1,50 eurosta kuukaudessa eikä edellytä erillisiä toimisto-ohjelmia.
- 5–50 hengen kasvava tiimi: Google Workspace tai Microsoft 365 tuovat sähköpostin rinnalle jaetut dokumentit, kalenterit ja videopuhelut. Google Workspace sopii tiimeille, jotka työskentelevät selaimessa, Microsoft 365 niille, jotka tarvitsevat Word-, Excel- ja PowerPoint-sovellukset.
- Yli 50 hengen organisaatio: Microsoft 365 Business Premium tarjoaa laajemmat tietoturva- ja hallintaominaisuudet sekä jopa 300 hengen Teams-videopuhelut, mikä tekee siitä perustellun valinnan suuremmille organisaatioille.
Aloittavalle yritykselle Zoner tarjoaa myös starttipaketteja ja webhotelleja, joihin sisältyy sähköposti, verkkotunnus ja kotisivutila samassa kokonaisuudessa. Näin yrityssähköposti, verkkosivut ja domain saadaan käyttöön kerralla yhdeltä suomalaiselta palveluntarjoajalta.
Yrityssähköpostin valinnassa ratkaisee käyttötarve, ei pelkkä hinta. Pieni toimija pärjää usein kevyellä postilaatikolla, mutta tiimityötä tekevä organisaatio hyötyy kokonaisuudesta, johon kuuluvat kalenteri, pilvitallennustila ja jaetut dokumentit.
Paljonko yrityssähköposti maksaa?
Yrityssähköpostin hinta vaihtelee noin 1,50 eurosta lähes 19 euroon kuukaudessa palvelutason mukaan. Zoner Sähköposti maksaa 1,50–9 €/kk postilaatikon koon mukaan: 1 Gt maksaa 1,50 €, 5 Gt maksaa 3 €, 10 Gt maksaa 5 € ja 20 Gt maksaa 9 € kuukaudessa (alv 0 %). Google Workspace Business Starter maksaa 5,20 €/kk ja Business Standard 10,40 €/kk, laskutus tapahtuu vuosittain. Microsoft 365 Business Basic maksaa 5,90 €/kk, Business Standard 10,90 €/kk ja Business Premium 18,90 €/kk (kaikki alv 0 %, laskutetaan vuosittain).
Hintaeroihin vaikuttavat ennen kaikkea tallennustila, sovellukset ja tietoturvaominaisuudet. Esimerkiksi salattujen sähköpostien lähettäminen sisältyy Microsoft 365 Business Premium -pakettiin, kun taas Google Workspacessa vastaava ominaisuus on saatavilla vasta Enterprise Plus -tasolla. Zoner Sähköposti sopii silloin, kun yritys tarvitsee ammattimaisen postilaatikon ilman erillisiä toimisto-ohjelmia.
Sähköpostin tietoturva: SPF, DKIM ja DMARC
Sähköpostin tietoturva rakentuu kolmen todennusprotokollan varaan: SPF, DKIM ja DMARC. Nämä ovat verkkotunnuksen DNS-asetuksiin lisättäviä TXT-tietueita, jotka estävät yrityksen nimissä lähetettyjä väärennettyjä viestejä ja parantavat viestien perillemenoa. Liikenne- ja viestintävirasto Traficomin Kyberturvallisuuskeskus suosittelee kaikkien kolmen protokollan käyttöönottoa, koska ne tukevat toisiaan eivätkä ole päällekkäisiä (Traficom, Kyberturvallisuuskeskus, 2024).
- SPF eli Sender Policy Framework määrittää, mitkä palvelimet saavat lähettää sähköpostia yrityksen verkkotunnuksen nimissä.
- DKIM eli DomainKeys Identified Mail lisää viestiin digitaalisen allekirjoituksen, joka todistaa viestin alkuperän ja sen, ettei sisältöä ole muutettu matkalla.
- DMARC eli Domain-based Message Authentication, Reporting and Conformance yhdistää SPF:n ja DKIM:n sekä määrittää, mitä tehdään, jos viesti ei läpäise tarkistuksia.
Sähköposti on edelleen yritysten yleisin hyökkäysreitti, ja tietojenkalastelu ja yrityssähköpostipetokset eli BEC-hyökkäykset (Business Email Compromise) toteutetaan usein väärennettyjen viestien kautta. SPF-, DKIM- ja DMARC-tietueiden oikea määritys on yksi tehokkaimmista keinoista suojautua näiltä uhkilta. Zonerin sähköpostipalveluissa nämä asetukset hoidetaan osana verkkotunnuksen DNS-hallintaa.
Usein kysytyt kysymykset
Mitä yrityssähköpostia kannattaa käyttää Suomessa?
Suomessa suosittuja yrityssähköpostiratkaisuja ovat Zoner Sähköposti, Google Workspace ja Microsoft 365, jotka kaikki toimivat omalla verkkotunnuksella. Kevyeen käyttöön sopii edullinen postilaatikkopalvelu, kun taas tiimityötä tekevä yritys hyötyy Google Workspacesta tai Microsoft 365:stä. Kaikki kolme ratkaisua saa suomalaiselta Zonerilta yhdestä paikasta.
Mikä on paras sähköposti yritykselle?
Sopivin sähköposti yritykselle riippuu koosta ja tarpeesta. Yksinyrittäjälle ja pienelle yritykselle riittää edullinen postilaatikko omalla verkkotunnuksella, kuten Zoner Sähköposti alkaen 1,50 €/kk. Kasvavalle tiimille Google Workspace tai Microsoft 365 tuovat mukanaan myös toimisto-ohjelmat ja tiimityökalut. Valinta kannattaa tehdä käyttötarpeen eikä pelkän hinnan perusteella.
Mikä on paras sähköpostipalvelu pk-yrityksille?
Pk-yrityksille parhaita sähköpostipalveluita ovat Google Workspace ja Microsoft 365, koska ne yhdistävät sähköpostin, pilvitallennuksen ja toimisto-ohjelmat. Microsoft 365 sopii Office-ohjelmia käyttäville yrityksille ja Google Workspace selainpohjaista työskentelyä suosiville tiimeille. Molemmat saa käyttöön omalla verkkotunnuksella Zonerin kautta.
Paljonko yrityssähköposti maksaa kuukaudessa?
Yrityssähköposti maksaa tyypillisesti 1,50–19 €/kk palvelutason mukaan. Zoner Sähköposti alkaa 1,50 eurosta (1 Gt), Google Workspace 5,20 eurosta ja Microsoft 365 Business Basic 5,90 eurosta kuukaudessa (alv 0 %). Hintaan vaikuttavat tallennustila, sovellukset ja tietoturvaominaisuudet.
Google Workspace vai Microsoft 365, kumpi on parempi?
Google Workspace ja Microsoft 365 ovat ominaisuuksiltaan samankaltaisia, mutta valinta riippuu käytetyistä työkaluista. Microsoft 365 sopii yrityksille, jotka käyttävät Wordia, Exceliä ja PowerPointia ja kaipaavat erillisen sähköpostin tallennustilan. Google Workspace on hyvä valinta selainpohjaista työskentelyä ja Gmailia suosiville tiimeille.
Voiko yrityssähköpostin palveluntarjoajaa vaihtaa myöhemmin?
Kyllä, yrityssähköpostin palvelun voi vaihtaa myöhemmin, kun yritys omistaa oman verkkotunnuksen. Koska osoitteet ovat sidottuja domainiin, ne säilyvät samoina, vaikka taustapalvelu vaihtuisi. Zonerilta sähköpostin voi vaihtaa esimerkiksi Zoner Sähköpostista Google Workspaceen tai Microsoft 365:een tarpeen kasvaessa.
Mistä saan yrityssähköpostin Suomesta?
Yrityssähköpostin saa suomalaiselta palveluntarjoajalta, kuten Zonerilta, jonka kautta voi tilata Zoner Sähköpostin, Google Workspacen tai Microsoft 365:n. Zoner on vuonna 2001 perustettu suomalainen verkkopalveluyritys, jolla on yli 58 000 asiakasta ja 24/7-asiakaspalvelu. Palveluihin sisältyy 30 päivän tyytyväisyystakuu.
Lähteet ja lue lisää
- Zoner Sähköposti
- Zoner: Yrityssähköpostin luonti ja käyttöönotto
- Zoner: Google Workspace
- Zoner: Microsoft 365
- Zoner: Google Workspace vs. Microsoft 365 vertailu
- Traficom, Kyberturvallisuuskeskus: Näin suojaat Microsoft 365 -palvelusi (2024)
- Microsoft Learn: DMARC-määritys Microsoft 365:ssä
- Google Workspace: Hinnoittelu
