Sähköpostin luominen onnistuu helposti

Sähköpostiosoite on nykyään käytännössä välttämättömyys ja ilman sitä on lähes mahdotonta tulla toimeen. Sähköpostiosoitteen luominen on onneksi melko yksinkertainen ja nopea prosessi, joka onnistuu varmasti jokaiselta.

Tee sähköposti helposti tämän blogin avulla! Käymme läpi, mikä on sähköpostiosoite, mihin sitä tarvitaan ja miten luot itsellesi sellaisen.

Tilaa sähköposti

Mikä on sähköposti?

Sähköposti (engl. email tai e-mail) tarkoittaa yleensä kirjallisessa muodossa olevien viestien lähettämistä tietokoneelta toiselle tietyn protokollan kautta. Sähköpostia käytetään todella laajasti, niin töihin liittyvään kuin henkilökohtaiseenkin viestintään. Tällä hetkellä lähetetään noin 319,6 miljardia sähköpostia päivässä ja sen arvellaan kasvavan 376,4 miljardiin vuoteen 2025 mennessä (lähde: Statista).

Sähköposti on ollut käytössä jo pitkään ja sen historia ulottuu aina 1960-luvulle asti, jolloin se oli vielä hyvin rajoitetussa käytössä. Vuonna 1973 sähköpostin standardisointia tehtiin ensimmäistä kertaa ja tuolloin tehtyä standardisointia voidaankin pitää pohjana nykyisin käytössä oleville sähköposteille.

Mikä on sähköpostiosoite?

Sähköpostiosoite (engl. e-mail address) on yleensä henkilökohtainen ja sitä tarvitaan sähköpostien lähettämiseen sekä vastaanottamiseen. Se toimii ikään kuin tavallisen katuosoitteen tapaan, eli sen avulla viesti osataan toimittaa perille. Sähköpostiosoitteita on mahdollista luoda niin ilmaiseksi kuin maksuakin vastaan.

Sähköpostiosoite koostuu personoidusta alkuosasta, @-merkistä ja verkkotunnuskohtaisesta loppuosasta. Nykyiset sähköpostiosoitteet seuraavat 1980-luvulla käyttöön vakiintuneita Internet Engineering Task Force (IETF) -sääntöjä.

Mihin sähköpostiosoitetta tarvitaan?

Sähköpostia tarvitaan yhteydenpitoon ja usein myös erilaisten tunnusten luomiseen tai palveluun rekisteröitymiseen. Sähköpostiosoitetta ilman on todella vaikea tulla nykymaailmassa toimeen, sillä esimerkiksi älypuhelimen käyttö vaatii käytännössä aina sähköpostiosoitetta. Voisikin sanoa, että sähköpostiosoite alkaa olla monille välttämättömyys.

Yksi merkittävimmistä sähköpostin eduista onkin sen laaja käyttöaste ympäri maailmaa. Lähes jokaisella on vähintään yksi sähköpostiosoite, monilla meistä jopa useampia. Sähköpostiosoite on usein myös nopea ja kätevä tapa viestiä, sillä vastaanottaja voi lukea ja vastata sähköpostiin silloin, kun hänelle parhaiten sopii.

Sähköpostia käytetäänkin edelleen aktiivisesti yhteydenpitoon, etenkin työelämässä. Vaikka sähköpostin rinnalle on tullut erilaisia pikaviestimiä, on sähköposti kuitenkin säilyttänyt monessa paikkaa oman asemansa. Sähköpostilla pidetään työelämässä usein yhteyttä esimerkiksi yhteistyökumppaneihin, asiakkaisiin ja erilaiset videopalaverikutsutkin lähetetään yleensä sähköpostilla.

Miten avataan uusi sähköposti?

Oman sähköpostin luominen on melko helppoa ja se etenee yleensä seuraavanlaisessa järjestyksessä:

1. Valitse itsellesi sopiva palveluntarjoaja.
2. Valitse hyvä sähköpostiosoite.
3. Valitse vahva salasana.
4. Täytä tarvittavat muut henkilötiedot.
5. Hyväksy palvelun käyttö- ja sopimusehdot.

Tämän jälkeen olet valmis ja sinulla on käytössäsi uusi sähköposti. Toki aina se ei ole yhtä suoraviivainen prosessi ja sen kulku vaihteleekin paljon riippuen valitusta sähköpostipalveluntarjoajasta. Tarvittaessa toisen sähköpostin avaaminen onnistuu täysin samalla tavalla.

Tee sähköposti helposti luotettavan palveluntarjoajan avulla

Uusi sähköpostiosoite voidaan ottaa käyttöön jonkin siihen erikoistuneen palveluntarjoajan, kuten Zonerin, kautta. Sähköpostipalveluntarjoajan valinnassa kannattaa kiinnittää huomiota ainakin toimintavarmuuteen ja turvallisuuteen. Haluat varmasti, että sähköpostiosoitteesi on toiminnassa silloin, kun sitä tarvitset, etkä joudu kärsimään jatkuvista katkoksista.

Sähköpostin turvallisuudessa on isoja eroja palveluntarjoajien välillä: osa mahdollistaa lähetettävien sähköpostien salaamisen ja kaksivaiheisen tunnistautumisen kirjautumisen yhteydessä, kun taas osa ei mahdollista kumpaakaan näistä. Sähköpostipalvelun turvallisuus vaikuttaa tietenkin suoraan myös oman sähköpostiosoitteesi turvallisuuteen, kukapa haluaisi, että hänen sähköpostinsa hakkeroitaisiin ja sen kautta alettaisiin lähettää roskapostia.

Kannattaa kiinnittää huomiota myös siihen, missä sähköpostipalvelimet fyysisesti sijaitsevat. Sähköpostipalvelut tarvitsevat aina fyysiset palvelimet toimiakseen. Sähköpostipalvelinten fyysinen koskemattomuus ja turvallisuus on myös tärkeää. Tässä yhteydessä kannattaa huomioida myös Euroopan Unionin yhteinen tietosuoja-asetus eli GDPR, sillä se säätelee melko tarkkaan esimerkiksi henkilötietojen siirtämistä EU:n ulkopuolelle.

Ilmainen sähköpostiosoite

Sähköpostiosoite on mahdollista hankkia myös täysin ilmaiseksi, sillä osa sähköposteja tarjoavista palveluista osa on ilmaisia ja osa maksullisia. Tunnettuja ilmaisia sähköposteja ovat esimerkiksi Gmail ja Outlook.

Ilmaisiin sähköposteihin liittyy monia heikkouksia: ne sisältävät mainoksia ja edellyttävät lähes poikkeuksetta @palvelunimi.com-päätteistä sähköpostia, joka ei ole lainkaan uskottava esimerkiksi yritysmaailmassa. Lue tarkemmin ilmaisen sähköposti haasteista.

Valitse hyvä sähköpostiosoite

Kun palveluntarjoaja on valittu, voidaan siirtyä itse sähköpostiosoitteen valintaan. Tyypillisesti sähköpostiosoitteet ovat muotoa etunimi.sukunimi@verkkotunnus.fi. Toisaalta joskus käytetään myös pelkästään etunimeä ja ulkomailla näkee usein myös etunimen sekä sukunimen osista muodostuvia sähköpostiosoitteita.

Yrityssähköpostin tulisi aina päättyä omaan verkkotunnukseen, eli olla muotoa esimerkiksi muotoa etunimi.sukunimi@yrityksen-nimi.fi. Ilmaisesta sähköpostista kertova pääte ei ole millään tavalla uskottava yritysmaailmassa ja toisaalta sellainen sähköposti voi helposti päätyä esimerkiksi roskapostiin.

Hyvä sähköpostiosoite on selkeä ja helppo muistaa, eikä se sisällä erikoismerkkejä, kuten suomalaisia ääkkösiä. Sähköpostiosoitteen on myös hyvä kertoa suoraan, kuka on viestin lähettäjä eli siitä tulisi selvitä lähettäjän nimi ja mahdollinen yritys.

Valitse vahva salasana

Sähköpostitili kannattaa aina suojata vahvalla salasanalla, sillä sähköpostia käytetään usein muiden tunnusten palauttamiseen ja erilaisten palveluiden salasanojen nollaamiseen. Jos sähköpostin salasana on helposti arvattavissa tai liian lyhyt, voidaan se murtaa helposti.

Se, että hyökkääjä pääsee sähköpostiisi, vaarantaa sähköpostiesi lisäksi tietenkin myös muiden sähköpostiisi liitettyjen tiliesi turvallisuuden. Sähköpostiosoitettasi voidaan tällöin käyttää myös esimerkiksi roskapostin tai kalasteluviestien lähettämiseen. Sähköpostin turvallisuuteen kannattaakin kiinnittää huomiota.

Täytä tarvittavat muut tiedot

Sähköpostiosoitteen luominen vaatii yleensä myös muiden tietojen täyttämistä sähköpostiosoitteen ja salasanan lisäksi, tällaisia tietoja ovat tyypillisesti etu- ja sukunimi, syntymäaika ja puhelinnumero. Tämä tietysti vaihtelee todella paljon riippuen valitusta palveluntarjoajasta.

Hyväksy myös käyttö- ja sopimusehdot

Sähköpostiosoitteen luominen edellyttää yleensä myös joko käyttö- tai sopimusehtojen hyväksymistä. Kyseisiin dokumentteihin olisi aina hyvä tutustua huolellisesti, sillä niistä selviää esimerkiksi se, miten tietojasi käsitellään ja miten palveluntarjoaja voi muuttaa palveluitaan.

Sähköpostiosoitteen vaihtaminen

Joskus tulee tarve myös vaihtaa jo olemassa olevaa sähköpostiosoitetta ja se voi olla yllättävän hankalaa, jos osoitetta on ehtinyt käyttää jo pitkään. Sähköpostiosoitteen vaihtamisessa tulee huomioida monia asioita, joista tärkeimpiä ovat sähköpostiosoitteen päivittäminen tarpeellisiin paikkoihin ja uudelleenohjauksien tekeminen vanhasta osoitteesta uuteen.

Luo uusi sähköpostiosoite

Katso tarvittaessa kuvalliset tukiohjeet sähköpostilaatikon luomiseen Zoner Sähköpostipalvelussa.