Joskus vastaan tulee tilanne, jossa jo olemassa oleva sähköposti on tarpeen vaihtaa. Sähköpostiosoitteen vaihtaminen ei valitettavasti ole aivan yksinkertainen toimenpide. Sähköpostiosoitteeseen on yleensä sidottu useita eri tilejä ja tunnuksia, joten uusi osoite joudutaan päivittämään moneen paikkaan.
Tässä kirjoituksessa käsitellään sähköpostiosoitteen vaihtamista. Kirjoituksen ohjeita seuraamalla varmista, että vaihtaminen sujuu ongelmitta, etkä menetä tärkeitä viestejä.
Miksi sähköpostiosoitetta yleensä vaihdetaan?
Sähköpostin vaihtaminen tulee yleensä ajankohtaiseksi esimerkiksi silloin, kun nimi syystä tai toisesta muuttuu, työpaikka vaihtuu tai jos käytetty sähköpostipalvelu lopettaa toimintansa. Toisaalta joskus käy niinkin, että nuorena rekisteröi sellaisen sähköpostiosoitteen, jota ei haluakkaan myöhemmin käyttää.
Sähköpostiosoite ja nimenmuutos
Sähköpostiosoitteen muuttaminen voi tulla ajankohtaiseksi nimenmuutoksen yhteydessä. Nimen muutoksen taustalla voi olla monia syitä, esimerkiksi naimisiin meno, aiemman sukunimen käyttöönottaminen tai jokin muu henkilökohtainen syy. Olemassa olevaa sähköpostiosoitetta ei yleensä voida muuttaa, vaan tällaisessa tilanteessa täytyy rekisteröidä kokonaan uusi sähköpostiosoite.
Työpaikan vaihto
Työsähköpostia ei lähtökohtaisesti kannattaisi käyttää lainkaan henkilökohtaiseen viestintään. Tällöin myös työpaikan vaihtaminen sujuu yleensä helpommin, kun sähköpostiosoitetta ei tarvitse vaihdella moneen paikkaan. Jos työsähköpostia on kuitenkin käytetty vaikkapa johonkin palveluun rekisteröitymiseen, jota tarvitaan vielä työpaikan vaihtamisen jälkeen, tulee se korvata uudella.
Sähköpostipalvelu lopettaa toimintansa
Joskus voi käydä myös niin, että käytetty sähköpostipalvelu lopettaa toimintansa. Jos käytössä on omalla verkkotunnuksella oleva sähköpostiosoite, voidaan se yleensä siirtää vain toiseen palveluun. Ongelma tulee yleensä ilmaisten sähköpostipalveluiden kohdalla, joissa pääte on muotoa @palvelun-nimi.com. Tällaista osoitetta ei voida luonnollisesti siirtää, vaan se täytyy korvata uudella. Tämän takia suosittelemmenkin aina, että etenkin yrityssähköposti luodaan aina yrityksen omalle verkkotunnukselle.
Miten sähköpostiosoite vaihdetaan?
Sähköpostin vaihtaminen ei ole aivan yksinkertainen toimenpide, etenkin jos sähköposti on ollut pitkään käytössä. Pitkään käytössä olleeseen sähköpostiosoitteeseen on yleensä ehditty liittää monia eri palveluiden tilejä ja toisaalta se voi olla yhteystietona esimerkiksi pankilla tai terveydenhuollon järjestelmässä.
Sähköpostiosoitteen vaihtaminen etenee yleensä seuraavalla kaavalla:
- Luo uusi sähköposti
- Ilmoita uusi sähköpostiosoite yhteystiedoillesi
- Vaihda sähköpostiosoite erilaisiin palveluihin
- Siirrä aiemmat sähköpostit ja yhteystiedot
- Tee uudelleenohjaus vanhasta sähköpostista
- Poista lopuksi vanha sähköposti
Luo uusi sähköposti
Sähköpostiosoitteen vaihtaminen kannattaa yleensä aloittaa uuden sähköpostin luomisella. Tässä kohtaa kannattaa valita mahdollisuuksien mukaan sellainen sähköpostiosoite, joka säilyy käytössäsi jatkossa, etten joudu käymään samaa listaa pian uudestaan läpi.
Ilmoita uusi sähköpostiosoite kontakteillesi
Kun uusi sähköpostiosoite on luotu, kannattaa se ilmoittaa kaikille tarpeellisille kontakteille. Tällaisia ovat esimerkiksi henkilökohtaiset kontaktit, erilaiset järjestöt, joiden jäsen saatat olla sekä yritykset, joiden asiakas olet. Sähköpostiosoitetta ei kannata ilmoittaa niille tahoille, joiden palveluissa voit vaihtaa sen itse.
Muista pyytää myös kuittaus, kun muutos on tehty. Tällä tavalla voit varmistaa, että saat tarpeelliset sähköpostit itsellesi myös jatkosssa.
Vaihda uusi sähköposti kaikkialle
Seuraavaksi kannattaakin vaihtaa kaikki tarvittavat tunnukset toimimaan uudella sähköpostiosoitteella, näin varmistat pääsyn palveluun vanhan sähköpostiosoitteen poistamisen jälkeenkin. Lisäksi osa yrityksistä, järjestöistä ja muista tahoista mahdollistavat myös itse omien yhteystietojen päivittämisen.
Sähköpostien ja yhteystietojen siirto
Kun uusi sähköpostiosoite on ilmoitettu eri tahoille ja vaihdettu erilaisiin palveluihin, on aika siirtää vanhasta sähköpostista löytyvät postit ja yhteystiedot uuteen. Tässä vaiheessa voidaan käyttää omaa harkintaa sen suhteen, mitkä kaikki on tarpeellista siirtää.
Sähköpostien ja yhteystietojen siirto voi onnistua palvelusta riippuen helpostikin. Kannattaakin selvittää molemmilta palveluntarjoajilta, miten siirto onnistuisi helpoiten.
Sähköpostien uudelleenohjaus
Vanhaa sähköpostiosoitetta ei kannata heti poistaa, vaan se tulisi mieluummin uudelleenohjata uuteen osoitteeseen. Käyttämällä kahta osoitetta hetken aikaa rinnakkain varmistat, että uusi osoite on varmasti vaihdettu kaikkialle.
Lisäksi monet nykyaikaiset sähköpostiohjelmat mahdollistavat useamman sähköpostiositteen käyttämisen yhtä aikaa. Tämä on oiva vaihtoehto uudelleenohjausten tekemiselle.
Vanhan sähköpostin poistaminen
Kun uusi sähköposti on ollut käytössä jonkin aikaa, voidaan vanha sähköposti lopettaa. Tällöin on tärkeää poistaa sähköpostilaatikko ja purkaa sopimus vanhan palveluntarjoajan kanssa.
