Sähköpostin lähettäminen, mitä kannattaa huomioida?

Kaisa Huttunen

Sähköpostin lähettäminen on suurimmalle osalle melko helppoa ja monet meistä lähettävätkin useita sähköposteja päivässä. Sähköposti on vakiinnuttanut asemansa erityisesti organisaatioiden välisessä viestinnässä.  

Kokosimme kirjoitukseen kattavasti tietoa sähköpostin lähettämisestä ja hyvän sähköpostin rakenteesta. Näiden vinkkien avulla lähetätkin hyvin jäsennellyn sähköpostin. Jos kirjoitus ei tarjoa uutta tietoa, toimii se myös hyvänä kertauksena sähköpostia paljon lähettäville.

Miten lähetän sähköpostia?

Sähköpostin lähettämistä varten tarvitaan jo olemassa oleva sähköpostiosoite, josta varsinainen viesti lähetetään. Lisäksi tarvitaan sähköpostiohjelma, jonka kautta sähköpostia käytetään.

Itse sähköpostin lähettäminen on helppoa ja se eteen yleensä seuraavalla tavalla:

  1. Valitse uusi sähköposti.
  2. Lisää vastaanottaja(t).
  3. Lisää sähköpostille otsikko.
  4. Kirjoita itse viesti ja laita loppuun allekirjoitus.
  5. Paina lopuksi lähetä.

Sähköpostin vastaanottajat

Sähköposti voidaan lähettää kerralla yhdelle tai useammalle vastaanottajalle. Vastaanottajien sähköpostiosoitteet voidaan kirjoittaa joko kopio-(cc) tai piilokopiokenttään (bcc) sen mukaan, halutaanko heidän tietävän muista vastaanottajista.

Lyhenne cc tulee englannin kielen sanoista carbon copy ja lyhenne bcc tulee puolestaan sanoista blind carbon copy. Jos laitat vastaanottajat cc-kenttään, he näkevät toistensa osoitteet ja saavat siis tietää keille kaikille viesti on mennyt. Jos taas käytät bcc-kenttää, vastaanottajat näkevät ainoastaan oman sähköpostinsa viestin vastaanottajana, eikä heillä ole tietoa muista vastaanottajista.

Sähköpostin lukukuittaus

Osa sähköpostiohjelmista mahdollistaa myös lukukuittauksen käyttämisen. Jos lukukuittaus on päällä, saat tiedon, kun vastaanottaja on avannut sähköpostiviestisi. Tosin hyvä pitää mielessä, että esimerkiksi Outlook-sähköpostiohjelma antaa vastaanottajan päättää, lähettääkö hän lukukuittausta vai ei.

Vaikka lukukuittaus ei olisi käytössä, ilmoittavat sähköpostiohjelmat yleensä kuitenkin niistä viesteistä. joita ei ole voitu toimittaa perille esimerkiksi virheellisestä sähköpostiosoitteesta johtuen. Tällöin tulee niin kutsuttu bounce viesti, eli automaattinen viesti, joka kertoo, ettei sähköpostia ole voitu toimittaa perille.

Sähköpostiin vastaaminen ja uudelleen lähettäminen

Sähköpostiin vastaaminen tai viestin uudelleen lähettäminen tapahtuu periaatteessa hyvin samalla tavalla kuin itse sähköpostin lähettäminen. Tällöin toki painetaan vastaa tai lähetä edelleen painikkeita. Myös näissä viesteissä on mahdollista käyttää kopio- ja piilokopiokenttiä.

Sähköpostin eteenpäin lähettäminen on helppoa.

Hyvän sähköpostin rakenne

Hyvä sähköpostin on ytimekäs ja siinä on selkeä otsikko. Käydään vielä alla tarkemmin läpi, miten aloittaa sähköposti ja miten kirjoittaa sähköposti niin, että se on selkeä vastaanottajalle. Lisäksi sähköpostiin kannattaa aina lisätä myös oma allekirjoitus, jotta vastaanottaja ei joudu näkemään vaivaa yhteystietojesi etsimiseksi.

Sähköpostin otsikko

Sähköpostin otsikon tulisi kuvata viestin sisältöä lyhyesti ja selkeästi. Otsikkoa voi ajatella ikään kuin hyvänä uutisen otsikkona, eli se kertoo muutamalla sanalla, mistä varsinaisessa viestissä on kyse.

Otetaan muutama vielä muutama konkreettinen esimerkki. Jos viestisi sisältö koskee tulevaa tapaamista, voisi otsikko olla: lounastapaaminen yhteistyön aloittamiseksi 10.3. Kun kyseessä on tapaaminen, on hyvän tavan mukaista laittaa tapaamisen päivämäärä jo otsikkoon. Toki näissä tilanteissa voidaan käyttää myös niin kutsuttua kalenterikutsua.

Jos taas tarvitse apua esimerkiksi kotisivujen kirjautumisen kanssa, voisi otsikko olla: Kirjautuminen kotisivuille ei onnistu. Tällä tavalla viestin vastaanottaja osaa jo heti arvata, mistä on kyse ja mahdollisesti jopa ohjata viestin oikealle taholle, jos hän ei voi asian kanssa auttaa.

Sähköpostin aloitus

Sähköposti aloitetaan yleensä tilanteeseen sopivalla tervehdyksellä, esimerkkisi hei tai hei etunimi. Tervehdys tulee valita aina tilanteen ja vastaanottajan mukaan. Suomessa varmasti käytetyin tervehdys on juuri hei, joka on samaan aikaan sopivasti tuttavallinen ja neutraali.

Sähköpostin teksti

Aluksi voit lyhytesti kertoa, miksi kirjoitat ja kuka olet, jos oletuksena on,  ettei vastaanottaja sinua tunne entuudestaan. Näiden jälkeen kannattaa mennä mahdollisimman suoraan asiaan.

Varsinainen sähköpostiviestin teksti kannattaa kirjoittaa mahdollisimman tiiviisti, sillä ihmiset saavat nykyaikana todella paljon sähköpostia, joten on tärkeää, että vastaanottaja pystyy lukemaan viestin läpi nopeasti.

Muista kirjoitettuasi tarkistaa myös viestin kieliasu. Sähköpostissa käytetään yleensä hyvää yleiskieltä ja monet sähköpostiohjelmat osaavatkin tarjota oikeinkirjoitusvinkkejä.

Sähköpostin allekirjoitus

Viestin loppuun lisätään yleensä jonkinlainen toivotus, kuten ystävällisin terveisin tai pelkästään terveisin, ja allekirjoitus. Hyvä sähköpostin allekirjoitus sisältää viestin lähettäjän nimen, yhteystiedot ja esimerkiksi yrityksen, jossa kyseinen henkilö työskentelee.

Toisinaan allekirjoitukseen on lisätty myös esimerkiksi yrityksen kotisivujen osoite tai sosiaalisen median kanavia. Nämä ovat ihan hyviä vaihtoehtoja, kunhan itse allekirjoituksesta ei tule liian pitkää ja se pysyy selkeänä.

Isot sähköpostin liitteet voivat tukkia koko postilaatikon.

Sähköpostin linkit ja liitteet

Sähköpostiin voidaan lisätä myös tarpeen mukaan linkkejä tai liitteitä. Linkki voidaan yleensä lisätä sähköpostiin joko tiettyyn ankkuritekstiin tai suoraan teksiin sellaisenaan. Linkin liittäminen sähköpostiin riippuu toki aina myös käytetystä sähköpostiohjelmasta. Jos olet yhtään epävarma, kannattaa linkkejä testata vielä itse ennen sähköpostin lähettämistä klikkaamalla niitä itse.

Sähköpostin liitteeksi voidaan puolestaan lisätä esimerkiksi erilaisia tiedostoja, kuvia tai videoita. On hyvä pitää mielessä, että sähköpostin koko liitteineen kannattaa olla alle 10 Mt, jotta se menee perille mahdollisimman moneen sähköpostiin. Mitä isompi sähköpostin koko on, sitä todennäköisemmin sen perille menon kanssa ilmenee ongelmia.  

Jos jostain syystä on tarpeen lähettää esimerkiksi useita isoja kuvia tai vaikkapa ihan yksittäinen hyvä laatuinen video, kannattaa ne yleensä enemmin siirtää johonkin pilvipalveluun, kuten Google Driveen tai Microsoft OneDriveen, ja linkittää sähköpostiin. Tällä tavalla itse sähköpostin koko ei kasva liian suureksi.

Sähköpostin tekniset rajoitukset

Eri sähköposteissa ja sähköpostiohjelmissa voi olla myös erilaisia teknisiä rajoitteita, jotka on hyvä huomioida sähköpostia lähetettäessä. Harvoin tiedät varmuudella, millä ohjelmalla vastaanottajasi sähköpostia lukee.

Esimerkiksi erilaiset muotoilut, asettelut ja tekstin sisään liitetyt kuvat muuttuvat helposti ohjelmasta toiseen. Sen takia sähköpostin muotoiluja ja erikoisempia asetteluja kannattaa käyttää harkiten. Perinteiset kursiivit ja lihavoinnit kyllä säilyvät, mutta esimerkiksi värien muuttaminen voi aiheuttaa hankaluuksia, jos vastaanottajalla on vaikkapa tummatila käytössä omassa ohjelmassaan.  

Tarvitsetko sähköpostin?

Zoner Sähköposti on käyttöön perustuva sähköposti, joka sopii mainiosti niin yritys- kuin yksityiskäyttöönkin. Tilaa sähköposti omalla verkkotunnuksella helposti ja nopeasti!