Sähköpostin allekirjoitus on suurimmalla osalla jo oletuksena lisätty jokaisen uuden sähköpostiviestin loppuun, etenkin jos viesti on lähdössä oman organisaation ulkopuolelle. Monet yrityksen myös ohjeistavat työntekijöitään sähköpostin allekirjoitusten tekemiseen, jotta ne olisivat yrityksen sisällä yhteneväiset.
Oletko ikinä pysähtynyt miettimään sähköpostien allekirjoituksia tarkemmin? Onko jokin jäänyt positiivisesti tai negatiivisesti mieleesi? Tässä kirjoituksessa käsitellään sähköpostien allekirjoituksia, mitä niissä pitäisi ainakin olla ja millainen on hyvä allekirjoitus sähköpostiin.
Tilaa sähköpostiMikä on sähköpostin allekirjoitus?
Aluksi on hyvä vielä kerrata, mikä on sähköpostin allekirjoitus. Allekirjoitus on sähköpostin lopussa oleva osio, josta löytyy yleensä vähintään viestin lähettäjän nimi, yhteystiedot ja tiedot yrityksestä, jossa hän on töissä.
Sähköpostin allekirjoitukset ovat olleet käytössä pitkään, todennäköisesti lähes yhtä kauan kuin itse sähköposti. Sähköpostin allekirjoituksen juuret juontavat varmasti kirjeisiin, sillä nekin on ollut tapana allekirjoittaa ja esimerkiksi lähettäjän tiedot ovat yleensä löytyneet kirjeen ulkopuolelta.
Sähköpostin allekirjoitus on yleensä helppo lisätä automaattisesti uusien viestien loppuun, kun se on määritetty sähköpostiohjelmaan valmiiksi. Toisinaan voidaan käyttää myös eri tilanteissa hieman erilaisia allekirjoituksia, esimerkiksi kansainvälisessä käytössä englanninkielistä versiota.
Miksi allekirjoitus kannattaa lisätä sähköpostiin?
Toisinaan sähköpostin allekirjoitus voi tuntua hieman turhalta, jos vastaanottaja on jo entuudestaan tuttu. Sitä kannattaa kuitenkin ehdottomasti käyttää, sillä allekirjoitus tarjoaa vastaanottajalle helpon tavan löytää yhteystietosi, jos hän haluaa esimerkiksi soittaa sinulle.
Lisäksi sähköpostin allekirjoituksiin voidaan lisätä vaikkapa niin kutsuttuja call to action -kehoituksia tai linkki yrityksen kotisivulle. Call to action eli toimintakehoitus voi kannustaa esimerkiksi osallistumaan tulevaan yrityksen järjestämään ilmaswebinaariin. Tällöin allekirjoitus voi toimia myös markkinointikeinona.
Millainen on hyvä sähköpostin allekirjoitus?
Hyvä sähköpostin allekirjoitus on aina tilanteeseen sopiva, yksinkertainen ja kohtuullisen pituinen. Tyypillisesti allekirjoitus sisältää ainakin seuraavat asiat:
- lopputervehdys,
- etu- ja sukunimi,
- yhteystiedot,
- oma rooli organisaatiossa ja
- organisaation tiedot.
Lopputervehdys
Tyypillinen lopputervehdys on esimerkiksi ystävällisin terveisin. Toki lopputervehdystä voi vapaasti varioida tilanteen mukaan, jossain tilanteessa esimerkiksi kiitos tai palataan asiaan voivat sopia paremmin. Halutessaan lopputervehdyksen voi toki kirjoittaa jokaisella keralla erikseen, jolloin sitä ei sisällytetä automaattiseen sähköpostin allekirjoitukseen.
Omat yhteystiedot
Sähköpostin allekirjoitukseen kannattaa aina lisätä oma nimi ja yhteystiedot. Yleensä on hyvä lisätä vähintään puhelinnumero siltä varalta, että vastaanottaja haluaakin soittaa sinulle. Toiset lisäävät myös sähköpostin, vaikka sen sähköpostin vastaanottaja saa tietysti muutenkin selville. Sähköpostin lisäämisestä allekirjoitukseen voi olla kuitenkin hyötyä, jos viestiä on tarpeen lähettää vaikkapa eteenpäin toiselle henkilölle.
Titteli ja organisaatio
Mahdollinen titteli ja organisaatio on tärkeä lisätä allekirjoitukseen, etenkin jos lähetät viestiä työtarkoituksessa. Vaikka titteli ei tuntuisi itsellesi tärkeältä, kannattaa se laittaa, sillä se voi auttaa vastaanottajaa hahmottamaan osaamistasi ja nykyistä rooliasi kyseisessä organisaatiossa.
Organisaation osalta kannattaa lisätä tietysti vähintään organisaation nimi. Lisäksi voidaan laittaa esimerkiksi linkki kotisivuille tai kivijalkaliikkeen tapauksessa ihan varsinainen osoite. Jotkut lisäävät myös organisaation logon osaksi allekirjoitusta. Tällöin tulee kuitenkin huomioida, että logo on järkevän kokoinen esimerkiksi noin 250 pikseliä leveä, jotta se ei vie liikaa tilaa sähköpostista.
Sosiaalisen median painikkeet
Viime vuosina monet ovat lisänneet allekirjoitukseen myös sosiaalisen median painikkeet, joihin on linkitetty joko yrityksen tai henkilön omat sosiaalisen median tilit. Tämä onkin oivat tapa hankkia lisää seuraajia omiin kanaviin tai vaikkapa verkostoitua LinkedInin puolella.
Call to action
Joskus voi olla toimivaa lisätä myös sähköpostin loppuun jonkinlainen call to action (CTA) eli toimintakehoite. Se voi kannustaa esimerkiksi ilmoittautumaan yrityksen tulevaan webinaariin tai ohjata lataamaan maksuttoman oppaan yrityksen kotisivuilta. Näiden kanssa kannattaa kuitenkin olla tarkkana, jotta ne ovat aidosti hyödyllisiä ja relevantteja vastaanottajille, eli niin sanotusti turhia toimintakehoitteita tulee välttää.
Vastuunvapauslauseke
Joillain aloilla voi olla tarpeen lisätä allekirjoitukseen myös oletuksena vastuunvapauslauseke. Tällaisia toimijoita ovat perinteisesti olleet esimerkiksi lakitoimistot ja vakuutusyhtiöt. Tällainen voisi olla esimerkiksi:
“Tämän sähköpostin sisältö on luottamuksellista ja tarkoitettu vain viestissä määritetylle vastaanottajalle. Jos sait tämän viestin vahingossa, poista viesti.”
Lauseketta ei siis kannata lisätä vain tavan vuoksi. Sen sisältö on hyvä käydä myös lakitoimiston tai yrityksen oman lakiosaston kanssa läpi.
Yksinkertainen on toimintavarma
Sähköpostin allekirjoitus kannattaa kuitenkin pitää mahdollisimman yksinkertaisena, jotta se pysyy kohtuullisen pituisena. Harkitse siis tarkkaan, mitä kaikkia osia ylläesitetyistä todella tarvitset tai haluat lisätä allekirjoitukseen.
Tiedät harvoin varmuudella, mitä sähköpostiohjelmaa vastaanottaja käyttää, jonka takia myös allekirjoituksen toimintavarmuuteen mahdollisimman monella laitteella kannattaa kiinnittää huomiota. Jos allekirjoitus sisältää paljon erilaisia painikkeita ja logoja, ilmenee siinä usein helpommin ongelmia, esimerkiksi ohjelmisto saattaa jättää logoihin lisätyt linkit kokonaan pois.
Yleensä tekstimuotoiset allekirjoituset ovat varma valinta. Toisaalta jos mukaan on laitettu vain kuva logosta, ei se ole mitenkään kriittinen tieto, vaikka jäisikin kokonaan pois sähköpostiohjelmiston takia. Kuviin ei siis kannata sisällyttää ainakaan mitään kriittistä tietoa.
Sähköpostin allekirjoitusmalli
Alle on koottu muutamia esimerkkejä tyypillisistä sähköpostin allekirjoituksista.
Oletko jo Zonerin asiakas?
Jos olet jo Zonerin asiakas ja sinulla on käytössäsi sähköposti joko webhotellin tai Zoner Sähköposti -palvelun kautta, lisää allekirjoitus sähköpostiin tämän tukiohjeen avulla.
Tarvitsetko sähköpostin? Saat sähköposti omalla verkkotunnuksella helposti ja nopeasti Zonerilta.
