ERP-järjestelmä on käytössä monissa yrityksissä, ja siksi suurin osa on ollut tekemisissä ainakin jonkinlaisen järjestelmän kanssa. Hyvä ERP auttaa yritystä tehostamaan toimintaansa ja voi esimerkiksi säästää yrityksen kuluissa. Kun yrittäjyys on vasta alussa, voi ERP-järjestelmä tuntua vielä turhalta, mutta tulee yleensä ajankohtaiseksi viimeistään yrityksen kasvaessa.
Tässä kirjoituksessa käsitellään ERP-järjestelmää ja sen tyypillisiä käyttökohteita. ERP-järjestelmien parissa pitkään työskennelleet Matti Patrakka ja Kai Somppi antoivat vinkit järjestelmän valintaan ja käyttöönottoon.
ERP-järjestelmä
ERP on lyhenne ja tulee sanoista Enterprise Resource Planning, joka tarkoittaa yrityksen resurssien suunnittelua. Tyypillisesti lyhenteellä viitataan nimenomaan ERP-järjestelmään eli toiminnanohjausjärjestelmään.
Toiminnanohjausjärjestelmä on yrityksen tietojärjestelmä, joka yleensä integroi eri toimintoja, kuten tuotantoa, varastonhallintaa, laskutusta ja kirjanpitoa, yhteen ja samaan järjestelmään. Sen tarkoituksena on eliminoida päällekkäistä tietoa.
ERP-järjestelmiä on olemassa useita erilaisia. Järjestelmä voi olla valmiina ostettu tai itse rakennettu, vaikka jälkimmäisiä näkee nykyään harvemmin. Ne voivat olla myös kokoonpanoiltaan hyvin erilaisia ja koostua eri osioista, esimerkiksi palkanlaskennasta, reskontrasta ja varastonhallinnasta. Osa järjestelmistä mahdollistaa myös eri osioiden hankkimisen tarpeen mukaan, eli yritys voi maksaa vain niistä osioista, joita se haluaa käyttöönsä.
ERP-järjestelmää ei pidä sekoittaa CRM– eli asiakkuudenhallintajärjestelmään. Karkeasti näiden kahden ero on siinä, että CRM-järjestelmässä keskitytään asiakkaaseen, kun taas ERP-järjestelmä keskittyy erityisesti yritykseen ja sen resursseihin. ERP-järjestelmä on yleensä mahdollista integroida CRM-järjestelmän kanssa.
” Valittaessa ERP-ratkaisua tulee järjestelmän valinta ja käyttöönotto olla liiketoiminnan tarpeista lähtevä.”
Mihin toiminnanohjausjärjestelmää tarvitaan?
Suurimalla osalla yrityksistä on käytössään ainakin jonkinlainen ERP-järjestelmä vähintäänkin taloushallintoa varten. Järjestelmä voi sisältää muun muassa työajan seurannan, projektinhallintatyökalun ja laskutuksen.
Sen avulla pyritään parantamaan yrityksen tehokkuutta, kokoamaan tietoa yhteen paikkaan ja tehostamaan päätöksentekoa. Parhaassa tapauksessahan kaikki tieto löytyy yhdestä järjestelmästä, eikä työntekijöidenkään tarvitse opetella useiden erillisten järjestelmien käyttöä tai kirjata tietoja moneen paikkaan.
Järjestelmän avulla voidaan myös automatisoida tiettyjä rutiinitoimintoja, kuten vaikkapa laskutusta. Toisaalta päätöksenteosta saadaan tietoperustaista ERP-järjestelmästä saatavien raporttien avulla. Usein järjestelmillä saadaan myös ihan taloudellisia säästöjä aikaan, kun ei tarvitse maksaa useamman päällekkäisen ohjelman lisenssejä. ERP-järjestelmä voi myös vähentää riskejä, koska se parantaa tiedon saatavuutta.
Nykyiset ERP-järjestelmät mahdollistavat myös verkkokauppa integraatiot, jolloin ne voivat helpottaa verkkokauppiaan työntekoa merkittävästi. Esimerkiksi varastosaldot ja laskutus voivat toimia täysin automatisoidusti järjestelmän avulla.
ERP-järjestelmän valinta ja käyttöönotto
ERP-järjestelmien kanssa työskentelevät ammattilaiset Kai Somppi ja Matti Patrakka antavat omat vinkkinsä järjestelmän valintaan ja käyttöönottoon.
Kai Somppi työskentelee tällä hetkellä Senior Solution Architect -tittelillä Pre Sales and Development -tiimissä Digialla. Hän on työskennellyt yli 20 vuoden ajan erilaisissa ERP- ja liiketoiminnan kehityshankkeissa eri rooleissa muun muassa arkkitehtinä, projektipäällikkönä ja johdon konsulttina eri toimialoilla (esimerkiksi teollisuus, palvelut ja vähittäiskauppa) sekä käyttöönotto- että erityisesti myyntivaiheissa.
Matti Patrakka on Taimerilla Customer Success Managerina ja toimii näin ollen muun muassa käyttöönottojen projektipäällikkönä ja kouluttajana. Hänellä on itselläänkin yrittäjätaustaa tapahtumajärjestäjänä ja terveyspalvelutarjoajana sekä työ- ja koulutuskokemukseen kuuluu pitkälti kaikkea mahdollista, mitä IT-ala pitää sisällään tietoliikenteestä tietoturvaan sekä pintaraapaisulta tietokantoihin ja koodiin. Matti kokee ratkaisukeskeisyyden ja asiakaspalvelualttiuden sekä ihmistuntemuksen ehdottomina vahvuuksinaan ja pääse hyödyntämään niitä työssään päivittäin.
Miten valita sopivin toiminnanohjausjärjestelmä?
Kai: ”Valittaessa ERP-ratkaisua tulee järjestelmän valinta ja käyttöönotto olla liiketoiminnan tarpeista lähtevä. Liiketoiminnan tarpeissa kannattaa huomioida myös strategiasta johdetut tulevaisuuden liiketoimintatarpeet, mikäli se on mahdollista.
Määrittele konkreettiset mitattavat tavoitteet, joita ERP:n käyttöönotolla tavoitellaan. Liiketoiminnan tarpeista lähtevät hankkeet onnistuvat yleensä paremmin kuin IT- organisaatiolähtöiset hankkeet.
ERP-ratkaisun valinnan lisäksi oikean kumppanin valinta on oleellista. Pyri valitsemaan omalla yrityksellesi sopivan kokoinen kumppani. Kiinnitä huomiota esimerkiksi kumppaniehdokkaiden osaamiseen ja kokemukseen toimialastasi sekä heidän tarjoamastaan ratkaisusta.
Lisäksi kannattaa tarkistaa mahdollisen kumppanin referenssit vastaavanlaisista toimituksista, asiantuntijoiden määrät, laadut, sertifioinnit ja käytettävyys. Selvitä mahdollisuus keskustella toimittajan referenssien kanssa ja/tai tehdä referenssivierailu.
Pilvipohjaisen teknologiaratkaisun valinnalla vähennetään tarvetta omille IT-teknisille henkilöille, kun pilvipalvelun tarjoaja huolehtii alustan teknologiasta. Järjestelmää valittaessa kuvaa kriittiset liiketoiminnan vaatimukset ja tarpeet esimerkiksi käyttötapausten avulla. Teetä mahdollisuuksien mukaan toimittajilla POC (Proof-of-Concept) valituista kriittisistä käyttötapauksista.
Perehdy huolellisesti eri järjestelmien ominaisuuksiin, elinkaaren vaiheeseen sekä soveltuvuuteen toimialallesi ja omaan liiketoimintaasi.”
Matti: ”Omalle yritykselle sopiva ERP-järjestelmä tulisi valita sen mukaan, mikä ohjelma ratkaisee mahdollisimman monta kriittistä kipupistettä yhdellä iskulla. Toisin sanoen on löydettävä kattava ohjelma, jolla luonnistuu lähes kaikki liidihallinnasta myynnin kautta projektinhallintaan ja aina laskutukseen. Sekä vähän lisää ja uutta, josta innostua. Monilla yrityksillä jopa kaikki edellä mainituista voivat olla erillään, jolloin tiedon löytäminen ja erityisesti päivittäminen koetaan turhauttavaksi ja aikaa vieväksi.
Lisäksi valintaa tehdessä on tärkeää saada myös ohjelmatoimittajan suoran käden kokemuksia ja ehdotuksia, joilla mahdollistaa hallittu kasvu. Se ei riitä, että annamme eväät nykyisten toimintatapojen tehostamiseen. Meidän tulee pystyä tehostamaan niitä tulevaisuudessa entisestään antamalle siihen oikeat työkalut. On siis valittava järjestelmä, joka on nykyaikainen, innokas kehittymään siinä, missä yrittäjäkin ja että se tuntee yrittäjän toimialan tarpeet.”
Vinkit ERP-järjestelmän käyttöönottoon
Matti: ”Suurin on varmasti oikeanlaisen, mahdollisimman pitkälle all-in-one-ratkaisun löytyminen. Älä kartoita liian montaa ohjelmaa, kysy suosituksia, testaa ja haasta ohjelmatoimittajaa tarjoamaan tukea, jotta saat itsellesi riittävät tiedot ja taidot valintaa varten.
Varaa kartoittamiselle ja käyttöönotolle tarpeeksi aikaa ja ajattele se investointina tulevaisuudelle. Se aika, minkä käytät valintaa ja käyttöönottoa tehdessäsi, säästät tulevaisuudessa moninkertaisesti, kun teet sen hyvin.
Valitse yrityksestäsi sellaiset pääkäyttäjät, jotka pystyvät sitoutumaan tehtäväänsä, antamaan mahdollisimman laajan kuvan koko yrityksen prosesseista ja jotka ovat motivoituneita. Varaa huolelliselle käyttöönotolle tarpeeksi aikaa, mutta ei liikaa, jotta asiat myös etenevät.
Luokaa selkeät roolit ja aikataulut ja pohtikaa selkeä prioriteettijärjestys kriittisimpien toiminnallisuuksien jalkauttamisesta. Lähde toteuttamaan mahdollisimman pian valinnan jälkeen, kun olet vireessä, tutki, kyseenalaista ja ole innovatiivinen.”
Kai: ”ERP-järjestelmän käyttöönotto on aina liiketoiminnan muutoshanke. Toimintamallit ja/tai liiketoimintaprosessit muuttuvat, myös ihmisten roolit verrattuna vanhaan saattavat muuttua. Muutosten läpivienti organisaatiossa vaatii muutoksen johtamista organisaatiossa esimerkiksi viestimällä ja kouluttamalla.
Vaiheista käyttöönotot sopivan kokoisiksi kokonaisuuksiksi, jotka liiketoiminnan kannalta edistävät määriteltyjä tavoitteita ja mittareita. Aloita käyttöönotot kokonaisuuksista, joilla saat nopeasti liiketoiminnallisia hyötyjä.
Ota mahdollisuuksien mukaan käyttöön järjestelmän standardiprosessit ja -toiminnallisuudet. Muuta tarvittaessa prosessejasi vastaamaan valitun ratkaisun prosesseja. Hyödyntämällä järjestelmän parhaita käytäntöjä, voi lyhentää merkittävästi käyttöönottoon tarvittavaa aikaa.
Räätälöi vain välttämättömät ja liiketoimintaan oikeasti lisäarvoa tuovat toiminnallisuudet, unohda kaikki nice to have -piirteet käyttöönottojen yhteydessä, ne voi ottaa tarpeen mukaan käyttöön myöhemmin. Räätälöintejä välttämällä järjestelmän elinkaaren aikaisia kustannuksia saadaan pienennettyä.
Johdon sitoutuminen ERP-järjestelmän valintaan ja käyttöönoton onnistumiseen on kaikista kriittisin menestystekijä. Johdon sitoutuminen antaa edellytyksen onnistumiselle projektissa. ERP-järjestelmän käyttöönotossa tarvitaan yrityksen avainresursseja ja heidän aikaansa.
ERP-järjestelmä antaa vain niin laadukasta tietoa ulos kuin sen sisään syötetyn datan laatu on. Datan siivoukseen järjestelmän käyttöönoton yhteydessä kannattaa panostaa, sillä järjestelmän antama liiketoiminnallinen hyöty datan laadusta. Käyttöönottoon liittyen tietojen siivous kannattaa aloittaa ajoissa, sillä siihen kuluu yllättävän paljon aikaa.
Testaamista on monen tasoista ja siihen kannattaa panostaa. Testaaminen ei niinkään ole tarpeen bugien löytämiseksi, vaan tärkeämpää on testata järjestelmän soveltuvuus liiketoimintaan. Testaamisella varmistetaan myös, että järjestelmä on parametroitu ja data siivottu vastaamaan liiketoiminnan tarpeita sekä prosesseja.”
ERP-järjestelmä webhotellissa
ERP-järjestelmä voi olla kerralla ostettava pilvipalvelu, joka pyörii suoraan ohjelmiston valmistajan tarjoamalla alustalla. Toisinaan se tarvitsee toimiakseen palvelin tilaa, pienemmät järjestelmät pyörivät hyvin jo ihan webhotellissakin, mutta isompia ohjelmistoja varten tarvitaan jo yleensä oma virtuaalipalvelin.
Autamme mielellämme webhotelli tai virtuaalipalvelin valinnassa ERP-järjestelmälle: laita viestiä chatilla tai myynti@zoner.fi.
