KPI – yrityksen tärkeät tunnusluvut

KPI-mittarit ovat nykyään käytössä useimmilla yrityksillä. Hyvät mittarit tukevat yrittäjyyttä ja parhaassa tapauksessa ne auttavatkin saavuttamaan yrityksen liiketoiminnan tavoitteet. KPI-mittari voi esimerkiksi kertoa yrityksen liiketoiminnan tai yksittäisen osa-alueen sen hetkisen tilanteen ja kehityssuunnan tarkasti.

Tässä kirjoituksessa käydään läpi, mitä KPI on, miksi niitä kannattaa hyödyntää ja millainen on hyvä mittari. Lisäksi käydään läpi asiantuntijana toimivan Janne Vänttisen kanssa, miten voi löytää juuri omalle yritykselle oikeat KPI-mittarit.

Janne Vänttinen

Janne Vänttinen toimii Talentree Oy:n Tiedolla johtamisen -yksikössä teknologiapuolen vastuuhenkilönä sekä konsulttina. Hän auttaa asiakkaita määrittelemään KPI-mittaristo- ja raportointiratkaisuja sekä vastaa näiden toteutusten teknisestä arkkitehtuurista ja käytetyistä teknologioista. Janne on lähes kymmenvuotisen uransa aikana ollut kehittämistä johtamista tukevia ratkaisuja lukuisille asiakkaille yli toimialarajojen. Työn ohella Janne ylläpitää Business Intelligence -työkaluihin liittyvää teknologiapainotteista blogia: www.meanttobi.com.

Mikä on KPI?

KPI on lyhenne, joka tulee sanoista Key Performance Indicator. KPI on suomeksi suorituskykymittari tai -mittaristo. Käytännössä KPI-mittaristo seuraa, kuinka tehokkaasti yritys saavuttaa liiketoiminnalleen tai yksityiselle tiimille asettamansa keskeisimmät tavoitteet.

KPI-mittarit ovat nykyään laajasti käytössä kaiken kokoisissa yrityksissä ja muissa organisaatioissa. Niitä voidaan hyödyntää monilla eri tasoilla; esimerkiksi yrityksellä voi olla  kolme koko yrityksen KPI:tä ja sen lisäksi jokaisella tiimillä omat 3-5 mittaria.

KPI-mittari kertoo liiketoiminnan tilanteen ja kehityksen suunnan.

Mihin mittareita tarvitaan?

Jonkinlaiset mittarit ovat käytännössä pakollisia, jos yritys haluaa menestyä. Ilman minkäänlaisia mittareita on täysin mahdotonta tietää, missä tavoitteiden saavuttamisen suhteen ollaan menossa. KPI-mittaristo voi olla erityisen hyödyllinen liiketoiminnan ohjauksessa.

Janne: ”KPI-mittarit ovat oleellinen osa liiketoiminnan johtamista ja liiketoiminnan trendien seuraamista. Hyvä KPI-mittaristo kertoo yhdellä vilkaisulla liiketoiminnan tärkeimpien osa-alueiden tämän hetkisen tilanteen sekä näiden osa-alueiden kehityksen halutun vertailujakson aikana.

Toimiva KPI-mittaristo lisää hallinnan tunnetta johtamiseen ja mahdollistaa aidosti tietoon perustuvan liiketoiminnan johtamisen sekä päätöksenteon. Useassa tapauksessa KPI-mittaristo myös poistaa manuaalista työtä lukujen kasaamisesta ja vapauttaa tätä kautta aikaa muihin tehtäviin.

Prosessin automatisointi sekä Excel-maailmasta pois siirtyminen pienentää myös inhimillisten virheiden mahdollisuutta. Automatisoitu tiedonkeruuprosessi sallii myös toiminnan ja mittariston saumattoman skaalautumisen liiketoimintaympäristön eläessä.”

Millainen on hyvä KPI-mittari?

Janne: ”Hyvä KPI-mittari koostuu kolmesta asiasta; sisältö, visuaalisuus ja vertailuotanta.

KPI-mittarissa mitattavan luvun pitää olla sellainen, joka kertoo liiketoiminnan tilasta ja jolla on aidosti vaikutusta johtamiseen.

Mittarin pitää olla visuaalisesti selkeä ja helposti tulkittava. Mittarista pitää yhdellä vilkaisulla saada selkeä käsitys nykytilanteesta sekä trendistä.

Tämän hetken tilanteen lisäksi mittarista on tärkeää nähdä kehityksen suunta. Mitattavasta arvosta ja liiketoiminnan luonteesta riippuen mittarin vertailuarvona voi olla esimerkiksi edellisen kuuden kuukauden kehitys tai edellisen vuoden vastaavan ajankohdan tilanne.”

KPI-mittari esimerkkejä

KPI mittari voi olla hyvin monenlainen, riippuen esimeriksi siitä, mitataanko sillä koko yrityksen toimintaa vai kohdistuuko se yksittäisen osa-alueen mittaamiseen.

Esimerkkejä koko yrityksen KPI-mittareista:

Esimerkkejä myynnin KPI-mittareista:

  • Liidit per kuukausi.
  • Keskimääräinen kokonaismyynti per asiakas.

Esimerkkejä markkinoinnin KPI-mittareista:

  • Sivuston konversioprosentti.
  • Uutiskirjetilaajien määrä.

KPI-mittareiden taustalla on aina jonkinlainen tavoite, jonka tulisi lähtökohtaisesti linkittyä yrityksen strategiaan.

KPI-mittarit kannattaa määritellä huolellisesti juuri omalle yritykselle sopivaksi.

Valitse KPI-mittarit huolellisesti

Yrityksen omien KPI-mittareiden valintaan kannattaa käyttää riittävästi aikaa, jotta ne todella mittaavat oikeita asioita ja auttavat yritystä liiketoimintatavoitteiden saavuttamisessa.

Esimerkkejä KPI-mittareista löytyy todella paljon, joten kaikista helpoimmalta ratkaisulta voisi tuntua niistä sopivien poimiminen. Totta kai muiden yritysten mittareihin kannattaa tutusta, mutta jokaisen yrityksen kannattaisi määritellä juuri omalle yritykselle sopivat mittarit, eikä vain kopioida jonkun muun käyttämiä mittareita.

Yksinkertaisimmillaan KPI-mittareiden valintaprosessi menee näin:

  1. Aloitetaan yrityksen ylätason tavoitteiden valinnasta.
  2. Sen jälkeen mietitään, millä mittarilla voidaan seurata tehokkaasti tavoitteen saavuttamista.
  3. Kun ylätason KPI-mittarit on valittu voidaan siirtyä osa-alueisiin. Tällöin katsotaan, mitä eri osa-alueiden täytyy tehdä tavoitteiden saavuttamiseksi.
  4. Seuraavaksi valitaan osa-alueiden omat KPI-mittarit.
  5. Lopuksi kannattaa vielä tarkistaa, ettei mittareita ole liika. Mittareita voidaan myös priorisoida eli arvottaa sen mukaan, mitä mittaria pidetään tärkeimpänä.

Määritä ensin tavoitteet

Ennen KPI-mittareiden valintaa on tärkeää määrittää tavoitteet, joita mitataan. Tavoitteiden määrittelyyn on monia eri tapoja. Yksi suosituista on niin kutsuttu SMART-malli, jonka teki tunnetuksi Peter Drucker.

SMART-lyhenne muodostuu sanoista:

  • spesific
  • measurable
  • assignable
  • realistic
  • time-related

SMART-mallin mukaisesti hyvä tavoite on yksityiskohtainen (spesific), mitattava (measurable), sille voidaan nimittää selkeä vastuuhenkilö tai -ryhmä (assignable), se on realistinen (realistic) ja aikaan sidottu (time-related). Kyseinen lyhenne avataan hieman eri tavoin riippuen lähteestä.

Miten valita yrityksen omat mittarit?

Tavoitteiden määrittelyn jälkeen voidaan siirtyä itse mittareiden valintaa.

Janne: ”KPI-mittareita määritellessä on tärkeää, että on selkeä ymmärrys liiketoiminnasta ja niistä asioista, jotka johtamisen näkökulmasta pitää tehdä läpinäkyväksi.

Meidän kokemuksemme mukaan mittaristoja kannattaa lähestyä tarpeesta riippuen joko porautumalla ylätason mittareista tarkemmalle tasolle tai prosessinäkökulmasta niin sanotusti lattiatasolta.”

Johdon KPI-mittariston määrittely

Janne: ”Yrityksen johdolle kohdistettua mittaristoa kannattaa lähteä toteuttamaan ylätasolta ja porautua tämän jälkeen jokaisen osa-alueen tarkempiin mittareihin. On loogista toteuttaa aluksi ylimmän johdon mittaristo ja tämän jälkeen porautua eri osa-alueisiin.

Johtoryhmän mittaristossa voi olla esimerkiksi 1-2 tuotantoon liittyvää KPI-mittaria, ja hierarkisesti tämän mittariston alla on esimerkiksi tuotantopäällikön KPI-mittaristo, joka sisältää pelkästään tuotantoa koskevia mittareita. Näin toimimalla päästään siihen tilanteeseen, että mittaristot palvelevat kohderyhmäänsä eikä käyttäjille näy sellaisia mittareita, jotka eivät tuo heidän toimintaansa lisäarvoa.”

Osa-alueen KPI-mittariston määrittely

Janne: ”Mikäli mittariston fokus on tietyssä osa-alueessa, kuten esimerkiksi tuotannossa niin suosittelemme juurisyyanalyysin käyttämistä. Juurisyyanalyysissa käymme läpi prosessien ja johtamisen syy-seuraussuhteet ja tämän analyysin tulosten perusteella lähdemme kehittämään mittaristoa. Tässä skenaariossa tavoitteena on luoda mittaristo, joka tuo näkyviin ne arvot, jotka vaikuttavat suoraan tai välillisesti suorittaviin työtehtäviin.”

KPI-mittaristo voidaan miettiä yhdessä tiimin kanssa.

Tekninen ymmärrys tärkeässä roolissa

Janne: ”Lisäksi mittaristoja valitessa lähdejärjestelmien tekninen ymmärrys on tärkeää. Pitää ymmärtää mistä ja miten tiedot haetaan sekä se, miten eri järjestelmistä haettavat tiedot liitetään toisiinsa. Olemme toteuttaneet asiakkaillemme useita KPI-mittaristoja ja käytännön kokemuksen kautta todenneet, että paras lopputulos saavutetaan kun pystymme jo määrittelyvaiheessa yhdistämään liiketoiminnallisen ymmärryksen ja teknisen osaamisen.

Perehdymme asiakkaan liiketoimintaan sekä työskentelytapoihin ja tämän jälkeen määrittelemme heille yhdessä KPI-mittariston. Tämän lisäksi perehdymme tekniseen puoleen sekä lähdejärjestelmiin, jolloin meillä on selkeä näkemys siitä, miten mittaristo kannattaa toteuttaa ja mitä järjestelmäpuolen asioita toteutuksessa täytyy huomioida.”

KPI-mittareiden seuraaminen ja kehittäminen

KPI-mittareiden monitoroinnista kannattaa tehdä mahdollisimman läpinäkyvää, jotta koko organisaatio voi seurata tavoitteiden saavuttamista. Tämä voi auttaa niin tiimejä kuin työntekijöitäkin hahmottamaan, mikä rooli omalla työpanoksella on yhteisten tavoitteiden saavuttamisessa.

KPI-mittaristoa voi myös kehittää tarpeen mukaan, jotta se auttaa jatkossakin yrityksen tavoitteiden saavuttamisessa. Kehittämisessä kannattaa kuitenkin huomioida jatkuvuus, eli mitattava arvoa ei ole järkevää jatkuvasti vaihtaa, jotta tietoa kertyy pitkältä ajalta. Usein viisaampaa voikin olla vaikkapa yhden mittarin lisääminen kuin kaikkien mittareiden vaihtaminen kerralla.

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin
Share on whatsapp
Share on pinterest