Microsoft 365 on yksi tunnetuimmista toimisto- ja yhteistyötyökaluista yrityksille. Se tunnettiin aiemmin nimellä Office 365, mutta nykyinen nimi kertoo paremmin siitä, mitä palvelu nykyään on: kokonainen pilvipohjainen työympäristö, ei pelkkä toimistosovelluspaketti.
Tässä artikkelissa saat selkeän käsityksen siitä, mitä Microsoft 365 tarkoittaa, miten se toimii käytännössä, mitä se sisältää, mitä sovelluksia siihen kuuluu ja miten saat sen tilattua Zonerilta.
Mikä Microsoft 365 on?
Microsoft 365 on pilvipohjainen tuottavuusympäristö. Se yhdistää yhdellä tilauksella tutut Office-sovellukset ja pilvipalvelut sekä Microsoftin Copilot tekoälyn samaan kokonaisuuteen. Sen idea on yksinkertainen: työkalut ja tiedostot ovat käytettävissä missä tahansa, kunhan sinulla on internet-yhteys ja kirjautumistunnukset.
Aiemmin Office 365 viittasi vahvasti Wordiin, Exceliin ja PowerPointiin. Microsoft 365 -nimellä kokonaisuus on laajentunut ja painottaa enemmän yhteistyötä, pilvitallennusta ja turvallista työskentelyä.
Yritykselle Microsoft 365 tarkoittaa yleensä ainakin seuraavaa:
- työntekijöillä on yrityssähköpostit
- tiedostot tallentuvat pilveen
- tiimityö onnistuu sujuvasti chatin ja palaverien kautta
- sovellukset pysyvät ajan tasalla automaattisesti
Miten Microsoft 365 toimii?
Microsoft 365 toimii tilauksella. Kun yritys tilaa lisenssit käyttäjilleen, jokaiselle työntekijälle luodaan käyttäjätili. Käyttäjä kirjautuu sisään Microsoft-tilillään ja pääsee sen jälkeen käyttämään niitä palveluja, jotka lisenssiin kuuluu.
Käytännössä tämä tarkoittaa, että voit:
- käyttää sovelluksia tietokoneella, selaimessa tai puhelimella
- avata ja muokata tiedostoja missä tahansa
- jakaa dokumentteja kollegoille turvallisesti
- tehdä yhteistyötä reaaliajassa saman tiedoston parissa
Koska palvelu on pilvipohjainen, päivitykset tulevat automaattisesti. Sinun ei tarvitse ostaa uutta versiota Office-ohjelmista muutaman vuoden välein, vaan käytössä on aina uusin versio.
Mitä Microsoft 365 sisältää?
Microsoft 365:n sisältö riippuu valitusta paketista, mutta tyypillisesti yrityskäytössä mukana on yhdistelmä sovelluksia, sähköpostia ja pilvipalveluita.
Useimmille yrityksille tärkeimmät kokonaisuudet ovat:
- Office-sovellukset: esimerkiksi Word, Excel ja PowerPoint
- Sähköposti ja kalenteri: Outlook ja Exchange Online
- Pilvitallennus: OneDrive ja usein myös SharePoint
- Yhteistyö: Teams-keskustelut ja videopalaverit
Näiden lisäksi monissa yrityspaketeissa on tietoturvaan ja identiteetin hallintaan liittyviä ominaisuuksia. Tämä on iso etu verrattuna “yksittäisiin sovelluksiin”, koska yritys saa samasta kokonaisuudesta sekä työkalut että turvan niiden ympärille.
Sovellukset: Mitä siihen kuuluu kuuluu?
Microsoft 365:n vahvuus on siinä, että se kattaa sekä perinteisen toimistotyön että modernin tiimityön. Tässä lyhyt kuvaus keskeisistä sovelluksista ja niiden roolista arjessa:
Word
Word on tekstinkäsittelyyn, Excel laskentaan ja PowerPoint esityksiin. Ne ovat monelle ne “perus-Office”, mutta Microsoft 365 tuo niiden rinnalle myös pilviyhteistyön ja automaattisen tallennuksen.
Outlook
Outlook taas toimii sähköpostin, kalenterin ja yhteystietojen hallinnan keskuksena. Yritykselle tärkeää on, että sähköposti tulee yrityksen omalla verkkotunnuksella ja että viestit pysyvät hallittuna ja suojattuna.
Teams
Teams on monelle koko paketin sydän. Sen kautta hoituvat chat, tiimikanavat, tiedostojen jakaminen ja videopalaverit. Kun Teams on käytössä, moni asia siirtyy pois irrallisista sähköpostiketjuista ja muuttuu selkeämmäksi.
OneDrive
OneDrive on henkilökohtainen pilvitallennus, johon käyttäjä voi tallentaa omia työ tiedostojaan. Kun taas SharePoint on puolestaan tiimin tai organisaation yhteinen tiedostopankki ja intranet-tyyppinen alusta, jossa sisältö voidaan järjestää ja jakaa hallitusti.
Lisäksi monissa paketeissa mukana on myös muita työkaluja, kuten lomakkeisiin ja kyselyihin liittyviä ratkaisuja tai mahdollisuus automatisoida toistuvia tehtäviä. Kaikkea ei kuitenkaan tarvitse ottaa kerralla käyttöön – Microsoft 365 toimii hyvin myös vaiheittain.
Miksi yritykset valitsevat Microsoft 365:n?
Suurin syy on käytännöllisyys. Kun työkalut, tiedostot ja viestintä ovat samassa ekosysteemissä, arki yksinkertaistuu.
Toinen iso syy on joustavuus. Työtä tehdään nykyään toimiston lisäksi kotona ja liikkeellä, ja Microsoft 365 tukee tätä luontevasti.
Kolmas tärkeä tekijä on tietoturva. Yritykselle on usein olennaista, että kirjautuminen voidaan suojata, käyttöoikeudet määritellä ja data pysyy hallinnassa myös silloin, jos laite katoaa tai työntekijä vaihtuu.
Miten tilaat Microsoft 365:n Zonerilta?
Kun tilaat Microsoft 365:n Zonerilta, saat käyttöösi kotimaisen kumppanin, joka auttaa valitsemaan tarpeisiin sopivan kokonaisuuden. Tämä on hyödyllistä erityisesti silloin, kun yrityksessä on useita käyttäjiä, käytössä oma verkkotunnus tai tarve siirtää sähköpostit ja tiedostot hallitusti vanhasta ratkaisusta uuteen.
Zonerilta tilaaminen sopii sekä pienille että kasvaville yrityksille. Saat lisenssit yritykselle järkevästi, ja samalla pystyt keskittämään digipalveluja yhden kumppanin alle. Tämä helpottaa hallintaa, laskutusta ja tukea.
Yhteenveto
Microsoft 365 (entinen Office 365) on pilvipohjainen tuottavuus- ja yhteistyöalusta, joka yhdistää Office-sovellukset, sähköpostin, pilvitallennuksen ja tiimityökalut yhdeksi kokonaisuudeksi. Se toimii tilauksella, päivittyy automaattisesti ja mahdollistaa työn tekemisen sujuvasti eri laitteilla ja eri sijainneissa.
Jos haluat helpon käyttöönoton ja kotimaisen tuen, Microsoft 365:n voi tilata Zonerilta. Näin saat yrityksellesi toimivan kokonaisuuden ja kumppanin, joka auttaa lisenssien valinnassa ja arjen hallinnassa.
Löydät meidän tukisivulta myös hyödyllisiä ohjeita Microsoft 365 sähköpostipalveluiden käyttöön ja esimerkiksi ohjeen verkkotunnuksen vahvistamiseen.
