Webinaari on varmasti monelle tuttu vähintäänkin osallistujana olemisen kautta. Monilla saattaa kuitenkin olla edelleen sellainen mielikuva, että webinaarin järjestäminen vaatisi kalliin kaluston.
Tässä blogissa käydään läpi, miksi jokaisen yrityksen kannattaisi hyödyntää webinaareja osana omaa digitaalista markkinointia ja annetaan myös vinkkejä onnistuneen webinaarin järjestämiseen. Mukana on myös webinaarikonkari Matti Hirvonen.
Matti Hirvonen on digimarkkinointitoimisto Mediashake Oy:n perustaja ja toimitusjohtaja. Matti pitänyt yli sata webinaaria ja hankkinut niihin digimarkkinoinnilla tuhansia osallistujia.
Mikä on webinaari?
Webinaari eli verkkoseminaari on varmasti monelle tuttu vähintäänkin osallistujan näkökulmasta. Webinaarien avulla voidaan järjestää esimerkiksi luentoja, koulutuksia ja tiedotustilaisuuksia. Sitä voidaan hyödyntää myös etä- ja verkko-opetuksessa tai osana verkkokurssia. Lue täältä, miten verkkokurssin tekeminen WordPressillä onnistuu.
Tyypillisesti webinaari järjestetään jonkin siihen tarkoitetun ohjelmiston kautta. Useimmat ohjelmistot edellyttävät webinaarin järjestäjältä maksullisen lisenssin hankkimista, mutta osallistujat pääsevät yleensä mukaan vain heille annettua linkkiä klikkaamalla. Erillistä kirjautumista tai ohjelman asennusta ei siis yleensä tarvita.
Webinaareissa yleisön ja esiintyjän välinen vuorovaikutus voidaan järjestää monella tavalla. Yleensä kysymyksiä esiintyjälle voi esittää joko ääneen tai jonkinlaisen chatin välityksellä. Monet webinaarialustat mahdollistavat myös kyselyjen tai erilaisten äänestysten tekemisen.
Useimmat ohjelmistot mahdollistavat myös webinaarien tallennuksen myöhempää katselua varten. Jotkin ohjelmistot mahdollistavat jopa sisällön indeksoinnin esimerkiksi esiintyjän tai esitysosion mukaan, jolloin jälkikäteen tallennetta katseleva voi valita juuri sen kohdan, minkä haluaa katsoa, eikä hänen tarvitse katsoa tallennetta kokonaisuudessaan.
Miten webinaarit eroavat livestriimauksesta?
Webinaarit eivät ole sama asia kuin fyysisestä tapahtumasta tehtävä striimaus. Webinaareissa niin osallistujat kuin kouluttajatkin osallistuvat kukin oman päätelaitteensa kautta, kun taas tapahtumastriimeissä on yleensä ainakin jonkinlainen yleisö myös paikan päällä.
Miksi kannattaa käyttää webinaareja?
Webinaarit tarjoavat monia hyötyjä sekä järjestäjille että osallistujille.
Myynnin lisääminen ja asiakashankinta
Matti: ”Webinaarit tarjoavat etenkin asiantuntijayrityksille loistavan tavan tuoda esille omaa osaamista, ja tätä kautta keinon tehdä tehokasta asiakashankintaa ja markkinointia. Jos pystyt webinaarissa opettamaan asiakkaalle uusia asioita tai avaamaan uuden mielenkiintoisen näkökulman, olet jo askeleen lähempänä yhteistyötä.
Meidän webinaareissa on käynyt vuodesta 2012 yhteensä asti yli 10 000 osallistujaa ja ne ovat olleet koko yrityksen historian aikana tärkein yksittäinen markkinointikeino. Olemme panostaneet niihin oikeastaan kahdesta syystä: Ensimmäinen syy on se, että meidän on helppo saada digimarkkinoinnin keinoin webinaareihin osallistujia. Pystymme näin korvaamaan esimerkiksi perinteistä myyntityötä ja välttämään täysin kylmien myyntikontaktien käyttämisen.
Toinen syy on se, että webinaarien avulla pystymme tuottamaan potentiaalisille asiakkaille arvoa jo ennen kuin olemme yrittäneet myydä yhtään mitään. Tämä luo loistavan pohjan jatkokeskusteluille.”
Riippumattomuus fyysisestä sijainnista
Yksi webinaarin eduista on tietenkin se, että ne ovat riippumattomia fyysisestä sijainnista. Käytännössä se säästää esimerkiksi matkustamiseen liittyviä kustannuksia ja siihen tarvittavaa ajankäyttöä. Vaikka kyseessä olisi omassa kaupungissa tapahtuva fyysinen koulutus, menee paikan päälle siirtymiseen kuitenkin aina jonkin verran aikaa. Yleensä varataan myös hieman ylimääräistä aikaa, jotta varmasti ehditään paikalle.
Webinaareihin voidaan osallistua myös silloin, kun fyysisesti koulutukseen osallistuminen ei olisi jostain syystä mahdollista. Esimerkiksi koronaviruksen takia tällä hetkellä yli 10 ihmisen tapahtumat on kielletty, ja tällöin webinaari voi toimia loistavana korvaavana ratkaisuna.
Webinaarit mahdollistavat erilaisten koulutusten ja tapahtumien kokeilemisen myös suhteellisen pienellä riskillä. Esimerkiksi uuden koulutuksen pilotoiminen pienelle yritykselle voisi olla liian suuri riski, jos tapahtuma järjestettäisiin kasvokkain. Tällöin kuluja syntyisi esimerkiksi tapahtumapaikan vuokrasta, mahdollisista kouluttajan matkakustannuksista ja tarjoilukustannuksista. Jos näitä ei saataisi koulutuksen osallistumismaksuilla katettua, voisi tilanne olla pienelle yritykselle tukala.
Tallenne mahdollistaa sisältöihin palaamisen
Webinaari tallenne kannattaa hyödyntää, jos käytetty webinaari ohjelmisto sen tekemisen helposti mahdollistaa. Moni osallistuja nimittäin varmasti mielellään palaisi koulutuksen sisältöihin vielä uudestaan tallenteen kautta.
Toisaalta tallenne voi mahdollistaa myös sen, että webinaariin ilmoittautuu sellaisia henkilöitä, jotka eivät muuten voisi osallistua esimerkiksi päällekkäisen kokouksen vuoksi. Jos he tietävät saavansa tallenteen jälkikäteen, se voi riittää heille mainiosti.
Webinaarin järjestäminen
Kannattaa varata webinaarin järjestämiseen riittävästi aikaa ja se on hyvä suunnitella mahdollisimman huolellisesti. Käydään läpi, mitä olisi hyvä hoitaa ennen webinaaria, mitä sen aikana ja sen jälkeen.
Ennen webinaaria
Ennen webinaarin pitämistä kannattaa tietenkin valmistautua huolella. Aluksi päätetään aihe ja tehdään tarvittavat materiaalit. Kun webinaarin valmistautuu huolellisesti, pärjää myös yllättävän tilantee sattuessa paremmin. Lisäksi on tietenkin päätettävä, onko ilmainen webinaari vai maksaako se mahdollisesti jotain.
Muista myös markkinoida webinaaria sopivalle kohderyhmälle esimerkiksi sosiaalisessa mediassa, yrityksen uutiskirjeissä ja kotisivuilla. Webinaarin osallistujilta kannattaa kerätä vähintään sähköpostiosoitteet talteen, jotta voit toimittaa myöhemmin mahdolliset materiaalit ja tallenteen.
Webinaarivälineet
Webinaarin pitämistä varten ei tarvita kallista laitteistoa, mutta muutamat webinaari välineet on syytä olla kunnossa. Yleensä tarvitaan vähintään jonkinlainen kamera, mikrofoni ja riittävä verkkoyhteys .
Käytettävä kamera voi olla esimerkiksi sisäänrakennettu tietokoneen webkamera, erillisen kameran avulla voidaan kuitenkin saada sekä laadukkaampi kuva että laajempi näkymä. Jos käytät kannettavan tietokoneen sisäistä kameraa, kannattaa tietokonetta nostaa hieman korkeammalle, sillä kameran suuntaaminen alaviistosta ei yleensä imartele ketään.
Webinaaria varten kannattaa ehdottomasti hankkia erillinen mikrofoni, jotta äänenlaatu saadaan riittävän hyväksi. Harva jaksaa kuunnella puoltakaan tuntia webinaaria, jos äänenlaatu on huono tai mikrofoni särkee ääntä. Varmista myös, että käytössäsi on riittävän laadukas verkkoyhteys, jotta esityksesi ei pätki.
Webinaariohjelmisto
Webinaariohjelmistoja on olemassa todella paljon, ja etenkin kevään 2020 jälkeen niitä on kehitetty entistä enemmän. Erilaiset webinaari ohjelmistot eroavat toisistaan esimerkiksi mahdollisten osallistujamäärien, chat-toimintojen ja hinnan osalta.
Suosittuja webinaariohjelmistoja ovat esimerkiksi:
- Adobe Connect,
- YouTube Live,
- Microsoft Teams Live,
- GoToWebinar ja
- Zoom.
Webinaari ohjelmisto kannattaa valita rauhassa ja pohtia, millaiselle ohjelmistolle olisi itsellä tarve: paljonko webinaariin odotetaan osallistujia, ovatko kaikki puhujat samassa paikassa, tarvitaanko erillisiä keskusteluhuoneita osallistujille ja halutaanko siitä automaattinen tallenne.
Osa ohjelmistoista mahdollistaa myös palvelun kokeilemisen joko ilmaiseksi tai lyhyellä tilausjaksolla, tätä mahdollisuutta kannattaa ehdottomasti hyödyntää.
Webinaarin aikana
Varsinaisena webinaariajankohtana kannattaa olla tietenkin ajoissa paikalla. Näin ehdit tarvittaessa vielä tehdä pieniä säätöjä ja varmistaa, että kaikki toimii toivotulla tavalla.
Mahdollisuuksien mukaan kannattaa pyytää esimerkiksi työkaveria päivystämään kysymyksiä, jotta saat itse keskittyä varsinaisen sisällön pitämiseen. Jos webinaarissa on useampi puhuja, voitte tietenkin myös vaihdella kysymysten päivittämisvuoroa.
Webinaarin jälkeen
Kun webinaari on ohi, kannattaa osallistuilta pyytää palautetta. Palautetta voi pyytää esimerkiksi samalla, kun lähetät tallenteen. Jos mahdollista, kannattaa myös itse katsoa oma esiintyminen tallenteelta, jotta tiedät, mitä voit seuraavalla kerralla parantaa.
Järjestä webinaari onnistuneeesti Matin vinkeillä
Matti antoi vielä neljä vinkkiä onnistuneen webinaarin järjestämiseen.
1) Varmista, että tekniikka toimii
Vedä webinaari testinä täysin samalla teknisellä toteutuksella (sama paikka, samat laitteet, sama ohjelmisto) ennen varsinaista oikeaa live-webinaaria. On ikävää huomata 10 minuuttia ennen webinaaria, että tekniikka ei toimikaan odotetulla tavalla.
2) Keskity luomaan arvoa, mutta muista myös myydä
Hyvä webinaari tuottaa arvoa katsojalleen sekä ohjaa asiasta kiinnostuneen potentiaalisen asiakkaan kohti yhteistyökeskustelua. Jos keskityt vain arvon tuottamiseen tai vain myymiseen, et saa yhtä hyviä tuloksia. Pyri löytämään tasapaino näiden kahden välillä.
3) Älä unohda jatkokeskusteluja
Hyväkään webinaari ei aktivoi kaikkia aiheesta kiinnostuneita asiakkaita olemaan sinuun yhteydessä. Ole yhteydessä osallistujiin jälkikäteen ja avaa keskusteluja proaktiivisesti. Jos et webinaarin jälkeen tee mitään jatkotoimenpiteitä, jätät paljon myyntiä pöydälle.
4) Pidä kiinni osallistujien huomiosta riittävän nopealla tempolla
Teen itse paljon perinteisiä koulutustilaisuuksia ja tapani vetää webinaari eroaa tästä huomattavasti. Karkeana nyrkkisääntönä webinaarin tempo on huomattavasti normaalia live-koulutusta nopeampi. Syynä on se, että live-koulutuksessa pystyt pitämään katsojan huomion hyvin itsessäsi ja näet osallistujien reaktiot. Kukaan ei voi, ainakaan sinun huomaamatta, ryhtyä tekemään muita töitä esiintymisesi aikana.
Sen sijaan webinaaria katsoessa käyttäjällä on kymmeniä muita ärsykkeitä selaimen välilehdillä. Jos esityksesi etenee liian hitaassa tempossa, houkutus hypätä kilpailevan sisällön pariin ja multitaskata, on suuri. Tästä syystä omissa webinaarimateriaaleissa esityksen sivu vaihtuu noin minuutin välein ja puheen rytmi on hieman normaalia nopeampi. Hyvällä energialla saat katsojan huomion pidettyä itsessäsi.
