Sähköposti on nykyisin niin yleinen, että suurin osa meistä saa kymmeniä sähköposteja päivässä. Silti sähköpostiin vastaaminen voi tuntua joskus hankalalta, mutta siihen kannattaa panostaa! Kirjoittamalla hyviä vastauksia sähköposteihin annat yrityksestäsi ammattimaisen kuvan, tehostat viestintääsi ja voit jopa vahvistaa suhteita asiakkaisiisi.
Oletko miettinyt, mitä sähköpostietiketti sisältää? Tässä artikkelissa kerromme vinkkejä, joilla onnistut ammattimaisten sähköpostien kirjoittamisessa.
Sähköpostiin vastaaminen etiketti – 10 ohjetta, joilla onnistut
Olemme koonneet tähän kirjoitukseen 10 vinkkiä, joiden avulla jokainen voi kirjoittaa hyvän vastauksen saamaansa sähköpostiin.
Lue viesti hyvin ennen kuin vastaat siihen
Lue viesti huolellisesti ja varmista, että ymmärrät sen keskeisimmän asian, niin voit helpommin kirjoittaa hyvän vastauksen. Muista vastata kaikkiin kysymyksiin ja tarkistaa, ettei mikään tärkeä jää vastauksessasi epäselväksi.
Valitse sopiva sävy
Käytä tilanteeseen sopivaa sävyä. Jos tunnet vastaanottajan hyvin, voit kirjoittaa tuttavallisemmin, mutta yleensä kannattaa pyrkiä asialliseen ja ystävälliseen sävyyn. Huomioi valitsemassasi sävyssä ja kirjoitustyylissä myös vastaanottajan maa, kieli, status suhteessa sinuun/yritykseesi, sekä tämän käyttämä kirjoitustyyli.
Jos vastaanottaja on asiakkaasi, mainitse viestissäsi, että vastaat mielelläsi lisäkysymyksiin. Kerro myös, millä tavoilla olet tavoitettavissa – näin annat itsestäsi helposti lähestyttävän kuvan.
Kerro tärkein ensin
Viestisi alkaa tietysti tervehdyksellä, mutta sen jälkeen kannattaa nopeasti mennä asiaan. Tärkein tieto on hyvä kertoa ensin, sillä se kiinnostaa vastaanottajaa eniten, ja toimii alustuksena viestisi muulle sisällölle.
Tärkeimmillä asioilla kannattaa aloittaa myös siksi, että ne tulevat silloin todennäköisemmin luetuksi: jos viestisi on pitkä, vastaanottaja saattaa lukea sen nopeasti tai jättää osia kokonaan lukematta.
Kirjoita lyhyesti ja tiiviisti
Kaikki saavat nykyään paljon sähköposteja, eikä monilla ole aikaa vastata kaikkiin saamiinsa viesteihin tai edes lukea niitä. Kirjoittamalla mahdollisimman lyhyesti ja tiiviisti voit varmistaa, että viestisi keskeinen sisältö on helppo omaksua, ja että se myös tulee todennäköisemmin luetuksi.
Valitse hyvä otsikko
Jos vastaat asiakkaan viestiin, on usein hyvä käyttää samaa otsikkoa, jotta asiakas tunnistaa viestiketjun. Joissakin tapauksissa voit kuitenkin lisätä siihen jotakin tärkeää tietoa tai korvata sen kokonaan uudella. Kertomalla tärkeimmän otsikossa voit varmistaa, että asiakas saa tietää olennaisen ja huomaa viestisi paremmin muiden sähköpostien joukosta.
Vastaa nopeasti
Sähköposteihin kannattaa vastata saman päivän sisällä, ja kiireisissä asioissa mahdollisimman pian. Voit parantaa asiakaskokemusta vastaamalla sähköposteihin joutuisasti, kunhan niiden sisältö pysyy laadukkaana. Usein on myös hyvä kertoa, että olet saanut viestin ja aiot vastata siihen myöhemmin, jos sinun pitää ensin käyttää aikaa asian selvittämiseen.
Jos et esimerkiksi lomalla vastaa sähköposteihin, kannattaa käyttää lomavastaajaa, jolla voit kertoa viestien lähettäjille lomastasi ja siitä, milloin olet taas tavoitettavissa.
Lisää alku- ja lopputervehdykset
Muista lisätä alkuun ja loppuun tilanteeseen sopiva tervehdys. Riippuen vastaanottajasta ja yrityksesi brändistä tervehdys voi tietysti olla virallisempi tai tuttavallisempi. Muista sisällyttää myös loppuun sähköpostin allekirjoitus, jotta vastaanottaja saa helposti nykyiset yhteystietosi.
Jaa viesti kappaleisiin
Jos kirjoitat pitkän viestin, voit selkeyttää sitä jakamalla sen aiheiden mukaan kappaleisiin. Pitkä, yhtenä kappaleena oleva viesti jää helposti lukematta, varsinkin kiireessä.
Lähetä viesti oikeille henkilöille
Muista tarkistaa, että viestisi lähtee oikeille henkilöille. Jos viesti on alun perin lähetetty sähköpostilistalle tai useille henkilöille, valitse haluatko vastata kaikille vai vain viestin lähettäjälle. Jos taas haluat esimerkiksi lähettää viestiketjun asiakkaan lisäksi työkaverillesi, merkitse hänen sähköpostiosoitteensa piilokopio-kenttään, mikäli et halua, että asiakas saa tietää lähettämästäsi kopiosta.
Tekoälyllä voit tehdä luonnoksen nopeasti
Uusilla tekoälytyökaluilla voit tuottaa tekstiä nopeasti ja helposti. Niillä voit esimerkiksi luoda luonnoksen viestistä ja jatkaa sitä sen pohjalta. Jos käytät tekoälyä viestin kirjoittamiseen, muista tarkistaa se hyvin ennen lähettämistä ja lisää siihen mahdollisesti puuttuvat tiedot, jotta se vaikuttaa henkilökohtaisemmalta.
Käytä ammattimaista sähköpostiosoitetta
Yrityksen sähköpostiviestinnässä on aina hyvä käyttää ammattimaista yrityssähköpostia omalla verkkotunnuksella. Ilmaiset, esimerkiksi @gmail.com tai @outlook.com -päättyvät sähköpostiosoitteet eivät yrityksen viestinnässä vaikuta kovin luotettavilta tai vakuuttavilta. Pahimmillaan tällaisista sähköpostiosoitteista tulevat viestit voivat joutua roskapostikansioon tai vain jäädä avaamatta, jos vastaanottaja luulee niitä roskapostiksi.
Yritysten sähköpostien oletetaan yleisesti tulevan heidän omista sähköpostiosoitteistaan, jotka päättyvät omaan verkkotunnukseen, esimerkiksi etunimi.sukunimi@yrityksennimi.fi.
Tilaa oma sähköposti jo tänään
Zonerin webhotelleihin kuuluu aina oma sähköposti, ja voit ostaa meiltä sähköpostipalvelun myös erikseen. Zoner Sähköposti on käyttöönperustuva, eli maksat vain luomistasi laatikoista. Aloita sähköpostin tilaaminen valitsemalla verkkotunnus.
