Nykyaikana sähköposti on niin tärkeässä roolissa, että harvalla meistä on varaa hukata tärkeitä sähköpostejaan. Sähköpostin varmuuskopioilla voitkin varmistaa, ettet hävitä tärkeitä viestejäsi vahingossa tai esimerkiksi hakkeroinnin takia. Kopioista on hyötyä myös siinä tapauksessa, jos vaihdat sähköpostiasi ja haluat siirtää vanhat sähköpostisi uuteen sähköpostiisi.
Helpoin tapa tehdä varmuuskopioita on kopioida sähköpostisi laitteellesi. Laitteen lisäksi tärkeät viestit kannattaa tallentaa esimerkiksi webhotellin palvelimelle tai pilvipalveluun, jotta ne säilyvät varmasti.
Mitä sähköpostin varmuuskopiointi tarkoittaa?
Sähköpostit voi varmuuskopioida yhdeksi varmuuskopiotiedostoksi, josta ne voi tarvittaessa myös palauttaa sähköpostiohjelmaan. Varmuuskopiot kannattaa tallentaa useampaan paikkaan, jotta ne ovat varmasti turvassa.
Miksi sähköpostin varmuuskopiointi kannattaa tehdä?
Sähköpostin varmuuskopiointi on hyödyllinen näissä tilanteissa:
- Tärkeiden viestien suojaaminen häviämiseltä.
- Sähköpostiohjelman vaihtaminen toiseen.
- Sähköpostitilin vaihtaminen toiseen.
- Viestien siirtäminen vanhasta laitteesta uuteen.
Sähköpostien varmuuskopiointi voi helposti unohtua, vaikka itse asiassa sähköpostit sisältävät usein paljon tärkeää tietoa. Sen takia ne kannattaakin varmuuskopioida. Myös varmuuskopioiden turvallisuudesta täytyy huolehtia, jotta ne eivät joudu vääriin käsiin – se on tärkeää varsinkin, jos sähköpostisi sisältävät asiakastietoja tai muita tärkeitä tietoja.
Voit käyttää sähköpostien kopioita myös silloin, jos vaihdat sähköpostiasi tai käyttämääsi sähköpostiohjelmaa, ja haluat siirtää vanhat viestisi uuteen postilaatikkoosi.
Miten sähköpostin varmuuskopiointi tehdään?
Sähköpostiohjelmasta riippuen varmuuskopiointi voidaan tehdä eri tavoilla. Näin sähköpostin varmuuskopiointi onnistuu suosituimmissa sovelluksissa:
Outlook
Outlookin työpöytäohjelmassa voit luoda kopion sähköpostista .pst-tiedostona. Tällä hetkellä .pst-tiedoston luominen onnistuu vain vanhassa Outlookissa. Jos käytät uutta Outlookia, vaihda hetkellisesti takaisin vanhaan versioon tehdäksesi kopion.
Lataa kopio sähköpostisi tiedoista .pst-tiedostona näin:
- Outlook lataa oletuksena sähköpostit vain viimeisen vuoden ajalta. Jos haluat ladata kaikki sähköpostisi, muuta ensin asetuksia. Valitse Outlookissa Tiedosto -> Tiliasetukset -> Tilin nimi ja synkronointiasetukset. Vedä valinta oikeaan reunaan ja paina Seuraava ja Valmis.
- Avaa Outlook. Valitse Tiedosto -> Avaa ja Vie -> Tuo/Vie.
- Valitse Vie tiedostoon ja napsauta Seuraava.
- Valitse Outlookin datatiedosto (.pst) ja Seuraava.
- Valitse sen sähköpostitilin nimi, jonka tiedoista haluat luoda kopion. Voit myös kopioda vain yksittäisen kansion. Napsauta Seuraava.
- Valitse Selaa valitaksesi .pst-tiedoston sijainnin ja nimen.
- Valitse Valmis.
- Avautuneessa ikkunassa voit halutessasi valita tiedostolle salasanan. Salasana täytyy syöttää joka kerta, kun tiedosto avataan.
- .pst-muotoinen varmuuskopio löytyy valmistuttuaan kohdassa 6 valitsemastasi kansiosta.
Gmail
Näin voit luoda varmuuskopion G-mailistasi ja muista Google-tiedoistasi:
- Kirjaudu sisään Google-tilillesi.
- Siirry Google Takeout –sivulle ja valitse Google-sovellukset, joiden tiedoista haluat luoda kopion. Napsauta sitten Next step.
- Valitse seuraavassa vaiheessa, miten vastaanotat tiedoston. Voit esimerkiksi saada sen latauslinkin sähköpostiisi, tai se voidaan tallentaa Microsoft OneDriveen.
- Valitse, haluatko luoda kopion valitsemistasi tiedoista vain kerran vai säännöllisesti.
- Valitse tiedostotyyppi: .zip-tiedosto on käytännöllinen, koska sen voi avata lähes millä tahansa koneella.
- Kun tiedosto on valmis, saat sähköpostiisi linkin, jonka kautta voit ladata sen.
Apple Mail
Luo varmuuskopio sähköpostilaatikoista näin:
- Avaa Macin Mail-sovellus. Valitse ne sähköpostilaatikot, joista haluat luoda varmuuskopion.
- Valitse Postilaatikko -> Vie postilaatikko.
- Valitse, kansio, johon haluat tallentaa tiedoston. Napsauta Valitse.
- Postilaatikot tallennetaan valitsemaasi kansioon .mbox-tiedostona.
Tilaa oma sähköposti
Zoner Sähköposti on luotettava ja turvallinen käyttöönperustuva sähköposti, eli maksat vain siitä, mitä todella tarvitset. Aloita sähköpostin tilaaminen valitsemalla haluamasi verkkotunnus. Voit myös käyttää jo olemassa olevaa verkkotunnusta.
